Instrukcja

WirtualneOsiedle.pl Logo

System WirtualneOsiedle.pl to nowoczesny i wygodny program online dla zarządców i administratorów.Program ułatwia zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi,a także nieruchomościami.

 System administracyjno-księgowy z e-kontem dla mieszkańców.

Informacje wstępne

     Instrukcja poprawnej konfiguracji konta administracjnego. Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania, trudności związane z obsługą programu prosimy o kontakt pod numerem 883-903-093, a także czekamy na Państwa  e-maile pod adresem powiadomienie@wirtualneosiedle.pl.

 

                                                                                                                              Zespół Wirtualne Osiedle.pl

Jak operować na tabelce

 

 

1.Filtrowanie wyników- pozwala na wyszukiwanie w danej zakładce danych wedle wybranych kategorii.

2. Dodawanie pozycji- pozwala na dodanie nowej pozycji w zakładce.

3. Edycja pozycji- pozwala edytować dana pozycje.

4. Przycisk ,,Wybierz" - pozwla na wybór danej pozycji bądź wgląd do dalszych informacji.

Wymagane oprogramowanie

Wirtualne osiedle jest aplikacją on-line. Jedynym oprogramowaniem niezbędnym do obsługi jest przeglądarka internetowa.

Przetestowane przeglądarki to:  Mozilla, Opera, Chrome.Możliwość obsługi niewyklucza innych przeglądarek.

Obsługa niezależna od sysytemów (Windows, Linux) przeglądarka musi jedynie posiadać włączoną obsługę "ciasteczek". 

Wdrożenie

Opis ogólny wdrożenia

Do wdrożenia systemu trzeba przenieść wszystkie dane o mieszkańcach, pomieszczeniach, naliczeniach, kontach księgowych, przelewach, licznikach itd. Po zakończeniu tego etapu można skonfigurować powiadomienia e-mailowe i sms-owe. Już od tego momentu mieszkańcy będą otrzymywali powiadomienia o swoich saldach.

Następnym krokiem będzie poinformowanie mieszkańców o tytule przelewu, aby ich  transakcjie zostały automatycznie zaksięgowane na portalu WirtualneOsiedle.pl

A teraz po kolei jak wdrażamy.

1) Dodajemy mieszkańców

http://wirtualneosiedle.pl/instrukcja/mieszkancy/dodawanie_mieszkanca

Moduł mieszkańcy przechowuje wszystkich byłych i obecnych mieszkańców. Można wprowadzać dane kontaktowe, adresowe, włączać i wyłączać opcje dostępne z mieszkańcem (powiadomienia, głosowania, logowania ...). W menu z lewej strony można uzyskać dostęp do zestawień naliczeń i sald wszystkich mieszkańców.

Ważne aby podczas dodawania mieszkańca ustawić mu "klucz do rozpoznawania płatności", dzięki temu system automatycznie zaksięguje wprowadzone przelewy.

2) Dodajemy pomieszczenia

http://wirtualneosiedle.pl/instrukcja/pomieszczenia/dodawanie-nowego-pom...

 

 

3) Dodać koszty do pomieszczeń.

Dodane koszty do pomieszczeń będą stanowiły podstawę do naliczeń, które będą przypisywane mieszkańcom. Dodawać koszty można na dwa sposoby: automatycznie albo manualnie. Dokładne dodawanie kosztów opisane jest w dokumentacji modułu pomieszczenia.

W tym momencie mamy już skonfigurowaną pierwszą funkcjonalność prowadzenia księgowości osiedle.Następnie dodajemy naliczenia do mieszkańców. Naliczenia dodajemy w module narzędzia->nalicz czynsze. Dodawać i automatycznie księgować przelewy. Będziemy już wiedzieli jakie salda posiadają nasi mieszkańcy.

W kolejnych etapach należy ustawić lub dodać

4) Dodać kontrahentów.

//wirtualneosiedle.pl/instrukcja/ksiegowosc/kontrahenci

5) Dodać konta księgowe

//wirtualneosiedle.pl/instrukcja/ksiegowosc/kontaksiegowe

6) Dodać koszty

//wirtualneosiedle.pl/zarzadzanie/ksiegowosc/koszty

7) Dodać konta bankowe

//wirtualneosiedle.pl/instrukcja/ksiegowosc/banki

8) Dodać typy liczników

//wirtualneosiedle.pl/instrukcja/liczniki/dodawanie_rodzajow_licznikow

9) Dodać liczniki (polecam skorzystanie z hurtowego dodawania liczników)

//wirtualneosiedle.pl/instrukcja/narzedzia/hurtowaEdycja

10) Wprowadzić saldo początkowe dla mieszkańców. Można to zrobić dodając odpowiednie wpisy w historii konta bankowego oraz przypisując wpisy od razu do mieszkańca.

//wirtualneosiedle.pl/instrukcja/narzedzia/naliczanie_odsetek

Przypominam, iż istnieje zawsze możliwość skorzystania z wdrożenia przez nasz zespół. Aby z tej opcji skorzystać proszę o kontakt z naszym przedstawicielem.

Najczęściej zadawane pytania.

1. JAK WPISAĆ BILANS OTWARCIA DLA MIESZKAŃCÓW.

Jesli jest to pojedyńczy przypadek wchodzimy w Mieszkańców WYBIERAMY interesującego nas mieszkańca, w zakładkach mamy NALICZENIA i tutaj dodajemy nowy wpis zatytułowany jako BILANS OTWARCIA . Na samym końcu tabelki natomiast widnieją dwa pola do zaznaczenia BILANS OTWARCIA i BILANS ZAMKNIĘCIA .Zaznaczamy jedno pole w zależności od potrzeby.

PONIŻEJ przykładowo wypełniona tabelka.

 

BILANS OTWARCIA

 

Jeżeli natomiast mamy większą ilość mieszkańców, którym chcemy dodać BILANS OTWARCIA korzystamy z NARZĘDZI.

Przechodzimy do NALICZEŃ I ROZLICZEŃ i tam wybieramy DODAJ WPIS DO NALICZEŃ.

dodaj wpis do naliczen

TYP OPŁATY - to zaliczka o nazwie BILANS OTWARCIA.

Jeśli nie mamy takiej zaliczki należy przejść do KONFIGURACJI -----> SŁOWNIKI-----> TYP ZALICZKI ----> DODAJ NOWY WPIS.

Dodaj wpis

Pamiętamy o nie zaznaczaniu ,,Konta ksiegowego i opcji ,,Jeżeli ta zaliczka stanowi rozliczenie dla innej zaliczki....."

Następnie ustawiamy date według uznania i ,, DODAJEMY''.

 

2.WYMIANA LICZNIKA - BĄDŹ ZMIANA WŁAŚCICIELA

Aby prawidłowo ustawić naliczania liczników, należy wybrać moduł LICZNIKÓW

Wybieramy interesujacy nas licznik przyciskiem ,, WYBIERZ"

Następnie pokaże się nam lista punktów pomiarowych i tutaj dodajemy dwa nowe punkty pomiarowe.

Pierwszy o nazwie KOŃCOWY LICZNIK - z końcowym odczytem punktu pomiarowego o konkretnej wartości.

Drugi natomiast POCZĄTKOWY LICZNIK - z początkowym odczytem, który będzie zerowy .

Lista punktów

Odczyty punktów można dodac po wybraniu punktu przyciskiem ,, WYBIERZ''.

Odczyt punktów

 

Odczyt punktówPo uzupełnieniu poprawnie danych , liczniki będa odpowiednio naliczały zużycie.

3. CZY JEDEN WŁAŚCICIEL MOŻE MIEC KILKA MIESZKAŃ ?

TAK, każde pomieszczenie ma właściwość przypisywania właściciela z możliwością wielokrotnego wyboru.

4. CZY MOŻNA WYDRUKOWAĆ ZAŚWIADCZENIA O NALICZENIACH WSZYSTKIM MIESZKAŃCOM NA RAZ.

TAK, należy skorzystać z zakładki MIESZKAŃCY ------> WYSOKOŚĆ NALICZENIA -----> w zakładce widnieje lista mieszkańców wraz ze wszystkimi naliczeniami. Po wybraniu odpowiednich mieszkańców nalezy wygenerować PDF a następnie wydrukować go w razie potrzeby.

WYSOKOŚC ZALICZKI

 

5. USTAWIENIA BILANSU OTWARCIA DLA ZALICZEK.

Aby ustawić bilans poczatkowy należy skorzystać z zakładki KSIĘGOWOŚĆ -----> USTAWIENIA BO i BZ DLA ZALICZEK.

Tutaj wybieramy konkretną zaliczkę i ustawiamy dla niej kwote na otwarcie.

ustawienia bo i bz

6.EDYCJA WYDRUKÓW

Aby zmienić dane na wszystkich wydrukach z WO należy skorzystac z zakładki KONFIGURACJE----> WYDRUKI

Edycja wydruków

Tutaj wprowadzamy dane w zależności od potrzeb i zapisujemy.

 

7.Informacje ogólne dla osiedla

Aby skonfigurować aktualna pieczątke nalezy wejść w KONFIGURACJE----INFORMACJE OGÓLNE .

Informacja ogólne

8.OGÓLNE POEDSUMOWANIE.

Aby mieć ogólne podsumowanie przepływów i wpływów z Twojego osiedla widoczne w jednym miejscu należy przejść do KONFIGURACJI -----> KONFIGURACJI STRONY GŁÓWNE.

Konfiguracja

 

 

I po wejściu na stronę główną pokaże się nam widok całego zestawienia.

 

 

PODSUMOWANIE

W tym miejscu mamy widoczne wszystkie dane naszego osiedla .

Istnieje możliwość generowania wyników w zależnośći od daty i możliwość wydruku.

9. JAK WPROWADZIĆ AUTOMATYCZNE PRZYPISYWANIE PRZELEWU DLA MIESZKAŃCA.

Po wprowadzeniu wyciągu w szczegółach kopiujemy numer konta bankowego płatnika i wprowadzamy go w Strefie MIESZKAŃCA, ewentualnie może byc to wymyslnony klucz przez nas, ktory mieszkaniec bedzie wpisywał w tytule przelewu.

przykładowy przelew

 

Aby go dodać należy ,, WYBRAĆ,, konkretnego mieszkańca i tam w EDYCJI wpisujemy w  kluczu rozpoznawalności jego numer konta.

 

Po wpisaniu należy zapisac zmiany, a przy nastepnym wczytywanym wyciągu system przypisze płatności odpowiednim mieszkańcom.

MIESZKAŃCY

 Moduł umożliwia prowadzenie ewidencji mieszkańców. Zawiera wszystkie potrzebne informacje o mieszkańcach i daje możliwość wprowadzenia zmian. Z pomocą modułu możemy:

.

 

mieszkancy

 

 Moduł służy do wprowadzenia listy mieszkańców danej wspólnoty. 

Po wybraniu przycisku DODAWANIA POZYCJI pojawi się nam pole do wypełnienia, należy uzupełnić tylko dane, które są wymagane.

Reszta informacji wypełniana jest wedle potrzeb.


1. Pozycja''Lokal właściciela"- uzupełniamy zawsze danymi lokalu. Pamietajmy o zachowaniu jdnakowego szablonu. Np: jeżeli mamy dany szablon jak powyżej kolejny lokaltor bedzie zapisany w ten sam sposób tylko,że ''M02''. Należy także zwrócić uwagę na zapis numeru mieszkania, pamiętajac, aby jednocyfrowy zapis poprzedzić zerem;np. 01,02,08 itp.

2. Pozycja''Zezwalaj na zdalny dostęp''- zaznaczenie pozycji pozwala na zalogowanie się mieszkańca do jego e-konta. Odznaczenie w każdej chwili powoduje blokadę dostępu.

3. Pesel- numer pesel

4. Nazwisko- dane mieszkańca .Jeżeli jest to małżeństwo w NAZWISKU wpisujemy dane męża, natomiast w IMIENIU dane żony.

5. Imię -dane  mieszkańca.

6. Adres zamieszkania- wpisujemy dane , które będą widnieć na wszystkich wydrukach, zaświadczeniach, emailach,itp.

6. Adres do korespondencji - adres jedynie w celach informacyjnych

7. E-mail/login- adres do korespondencji e-mail, jednocześnie będący loginem do e-kartoteki mieszkańca. Jest to prywatny e-mail mieszkańca. Nie ma możliwości podania więcej niż jednego adresu.

8. E-mail dodatkowy-dodawany w celach informacyjnych.

9. Numer telefonu - numer na który wysyłane będą smsy z systemu , w celach informacyjnych, np o miesięcznych naliczeniach

10. Dodatkowy opis- wpisujemy dane w zależności od potrzeb.

11. Dodano dnia- data dodania mieszkańca w systemie.

12. Indywidualny numer konta- wprowadzamy indywidualny numer konta przypisany przez Wspolnotę.

    Numer bedzie generowany na zaświadczeniach o wysokości opłat jako konto do wpłat.

13. Włączenie otzrymywania e-mail.

14. Automatyczne przypomnienia e-mailowe - zaznaczamy w przypadku, kiedy chcemy aby    mieszkańcy otrzymywali wiadomości na temat co miesięcznych naliczeń.

15. Automatyczne przypomnienia e-mailowe dzień- nalezy wpisać dziń miesiąca, którego mieszkańcy mają             otrzymać powiadomienie.

16.Włączenie otrzymywania sms.

17.Automatyczne przyopomnienie sms -  zaznaczamy w przypadku, kiedy chcemy aby mieszkańcy 

     otrzymywali wiadomość sms na temat co miesięcznych naliczeń.

18. Automatyczne przypomnienia SMS dzień- nalezy wpisać dziń miesiąca, którego mieszkańcy mają             otrzymać powiadomienie.

19. Klucz do rozpoznawania płatności - uzupełniamy indywidualnym ciągiem cyfr ( najlepiej numerem konta     bankowego mieszkańca  któreg otzrymujemy płatności) ewentualnie tworzymy unikalny szyk ,który mieszkańcy będą wpisywać w TYTULE PŁATNOŚCI.System następnie co miesiąc po zaczytaniu wyciągu automatycznie poprzypisuje przelewy danym mieszkańcom.

20. Zwrot grzecznościowy- widoczny na drukach generowanych przez system.

21. Jest włascicielem- odpowiednia data 

22. Był właścicielem - odpowiednia data

23. Zgoda na elektroniczne głosowanie- zaznaczamy w przypadku , kiedy chcemy aby dany miezkaniec otrzymywał karty do głosowania elektronicznego.

24.Usunięty - zaznaczamy w przypadku kiedy chcemy usunąć mieszkańca z listy.System przenosi własciciela do ukrytej bazy mieszkańców w razie konieczności powrotu do jego danych.

 

 

Kartoteka mieszkańca

W głównej zakładce mieszkańcy klikamy "wybierz" przy wybranym mieszkańcu, aby zobaczyć jego szczegółowe informacje.

 

 Następnie przechodzimy do kartoteki mieszkańca, gdzie znajdują się zakładki oraz dane mieszkańca wraz z jego saldem w powiązaniu z kontami bankowymi.Wrazie potrzeby dane widoczne w zakładce można wydrukować przyciskiem PDF.

 

Zakładka Mieszkańcy

 

Klikając w "Przełącz mieszkańca" wyświetli się wyszukiwarka, w którą wpisujemy imię i nazwisko szukanego mieszkańca. Strzałki po obu stronach wyszukiwarki służą do wyświetlania innych mieszkańców. Operować nią możemy w każdej zakładce.

O mieszkańcu

W głównej zakładce mieszkańcy klikamy "wybierz" mieszkańca do podgląd.

 

Widzimy tutaj wszystkie informacje o wybranym mieszkańcu.

 


Ustawianie początkowego salda mieszkańca

Wprowadzenie danych mieszkańców wymaga ustawienia ich sald początkowych. Aby ustawić poszczególnym mieszkańcom salda początkowe różne od 0.00 (zero złotych), należy utworzyć typ naliczeń na przykład : Saldo początkowe. Posłuży on do odpowiedniego pogrupowania wprowadzonych sald. Salda będą widoczne jako dodatkowe jednorazowe naliczenia o typie Saldo początkowe.

Aby dodać nowy typ naliczenia należy otworzyć stronę Konfiguracja->Słowniki->Typy zaliczek-> dodaj nowy typ

pierwsze kroki do naliczen

 

A następnie wypełniamy poniższy formularz.

 

Widook dodania naliczki

Teraz możemy przystąpić do ustawienia sald poszczególnych mieszkańców. Przechodzimy na zakłądkę mieszkańcy i klikamy wybierz przy wybranym mieszkańcu:

 

kolejne kroki dodania nal

Następnie przechodzimy do zakładki Naliczenia na zakładce mieszkańca. Pokazana zostanie lista naliczeń wybranego mieszkańca. Aby dodać nowe nalicznie z kwotą salda początkowego, klikamy przycisk  (dodaj naliczenie).

dodanie naliczen

 

W formularzu wypełniamy pola:

Wartość - jeśli ma być ujemna to wstawiamy znak "-"(minus). Wartość ujemna oznacza niedopłatę mieszkańca na dany dzień.
Wstawiamy datę naliczenia.
Wybieramy mieszkańca, jeśli nie został przypisany automatycznie.
Typ naliczenia wybieramy z listy rozwijanej. W przykładzie poniżej został wybrany typ, który wprowadziliśmy w pierwszej części tej instrukcji.


Formularz dodania

 

Zapisujemy dane formularza klikając przycisk .

Zestawienie dzienne

W tej zakładce wygenerujemy  dzienne salda, naliczenia i wpłaty w zależności od wybranej daty.

Zestawienie dzienne

 Klikając w  wyświetlą nam się dane gotowe do pobrania w formacie PDF.

Zestawienie miesięczne

Zakładka ZESTAWIENIE MIESIĘCZNE to zestawienie finasowe za cały miesiąc w danym roku. 

Zbilansowany stan względem naliczeń i wpłat w danym okresie księgowym.

 

Przycisk służy do odświeżenia tabeli, gdy wybieramy inny rok zestawienia miesięcznego.

Klikając w pobieramy dane zestawienia na komputer w formacie PDF.

Bilans

Przedstawia szczegółowe zestawienie za dany okres. 

Możemy je pobrać w formacie PDF na dysk komputera za pomocą przycisku 

 

Aby wyłączyć powiązania bilansu z kontami bankowymi  należy skorzystać z zakładki:

KONFIGURACJA--> STREFA MIESZKAŃCA -->WYŁĄCZ ZESTAWIENIE KONT BANKOWYCH I NALICZEŃ.

wyłacz zestawienie

Edycja

Formularz zawiera następujące pola:

Lokal właściciela - jest to nazwa, która będzie wyświetlana na listach wyboru i pomaga ona identyfikować danego mieszkańca przypisując mu opis lokalu.

Zezwalaj na zdalny dostęp - pole to określa, czy dany mieszkaniec ma dostęp do strefy mieszkańca.

Pesel - w tym polu można podać dodatkowe dane mieszkańca:
Nazwisko

Imię

Adres zamieszkania

Adres do korespondencji

Email/login

Emaile dodatkowe 

Numery telefonów

Dodano dnia

Indywidualny numer konta - pole to zawiera numer konta, na które dany mieszkaniec może wnosić opłaty. Zawartość pola jest wykorzystywana do generowania indywidualnej korespondencji (email, wydruki).

Automatyczne przypomienie e-mailowe - pole określa czy wysyłać do danego mieszkańca automatyczne powiadomienia e-mailowe.

Automatyczne przypomnienie e-mailowe dzień m-c - pole określa w którym dniu miesiąca należy wysłać mieszkańcowi automatyczne przypomnienie e-mailowe.

Automatyczne przypomienie SMS - pole określa czy wysyłać do danego mieszkańca automatyczne powiadomienia SMS.

Automatyczne przypomnienie SMS dzień m-c - pole określa w którym dniu miesiąca należy wysłać mieszkańcowi automatyczne przypomnienie SMS.

Klucz do rozpoznawania płatności - to pole konfiguruje klucz (identyfikator), na podstawie którego moduł księgowość może automatycznie rozpoznać przelew wykonany przez mieszkańca. To pole może być wykorzystane na dwa sposoby :

  • dla posiadaczy usługi bankowej - kont indywidualnych: należy wprowadzić przydzielony przez bank identyfikator
  • dla posiadaczy rachunku bez usługi kont indywidualnych: należy wprowadzać własny niepowtarzalny identyfikator mieszkańca (np: KB.3443). Płatność będzie poprawnie rozpoznana, jeśli mieszkaniec w tytule przelewu umieści oprócz opisu także wspomniany identyfikator.

Zwrot grzecznościowy - określa zwrot dla danego mieszkańca.

Połącz z kontem księgowym- umożliwia połączenie danego mieszkańca do konta księgowego.

Jest właścicielem od - to pole umożliwia ustawienie daty od kiedy  mieszkaniec jest właścicielem danego lokalu.

Był właścicielem do - to pole umożliwia ustawienie daty do kiedy dany mieszkaniec był właścicielem lokalu.

Zgoda na elektroniczne głosowanie - pole za pomocą, którego możemy zezwolić danemu mieszkańcowi na głosowanie drogą eletroniczną.

Poniższy rysunek przedstawia przykładowy formularz:


wypełniony formularz

 

Dane wprowadzone w formularzu zatwierdzamy przyciskiem Zapisz aby przerwać edycję i wyjść bez zapisywania należy kliknąć przycisk Anuluj   .

Lokale i koszty

 

 

W zakładce widoczne są wszystkie pomieszczenia wybranego mieszkańca oraz koszty jakie będzie ponosić miesięcznie z tytułu bycia właścicielem poniższych lokali.

 


 służy do wyboru szablonu wydruku informacji o naliczeniach.

Pierwsza opcja w grupowaniu kosztów

GRUPOWANIE KOSZTÓW

Po wybraniu opcji widok jest następujący: 

 

Lokale i gruoa kosztów

 

Natomiast po wybraniu PODSUMOWANIA DLA KAŻDEGO LOKALU widok jest bardziej szczegółowy :

 

Lokale i koszty


 służy do pobrania danych na komputer w formacie PDF.

Nie wszystkie koszty będą widoczne w tej zakładce, powyższy widok jest ograniczony tylko do dodatnich kosztów. Zerowe koszty nie mają sensu, więc nie są tu wyświetlane. Jednak można przejrzeć szczegółowo wszystkie koszty przechodząc do właściwości pomieszczenia.

Dodawanie, edycja i usuwanie kosztów jest możliwe z zakładki właściwości pomieszczenia. Aby szybko do niej przejść należy kliknąć w nazwę lokalu wówczas przejdziemy do właściwości pomieszczenia, a stąd do jego kosztów i edycji.

Licznik

 PATRZ. MODUŁ LICZNIKI 

Użytkowanie lokalu

Zakładka słuzy do wprowadzenia istotnych informacji na temat okresu wynajęcia, bądź zamieszkania danego właściela. Funkcja ta zapobiega pomyłkom w naliczeniach mieszkańców w trakcie zmian, system dopasowuje naliczenia do określonego przedziału.

Pozwoli to nam na dokładne wyliczanie należności za użytkowanie i przypisywanie odpowiednich osób do konkretnych mieszkań.

 

 

Lokale uzytkowanie

Nalicz czynsz

W zakładce naliczamy  czynsz i wprowadzamy  ustawienia związane z naliczeniem czynszu, takie jak:

- Ustawienia naliczenia proporcjonalnego w zależności od ilości dni użytkowania lokalu przez danego mieszkańca w miesiącu ( np. za połowę miesiąca).

-Ustawienia wysyłki e-mail powiadamiających o naliczeniu pozwala na zezwolenie wysylki e-maila dla danego mieszkańca, bądź mieszkańców wiadomości o treści naliczenia czynszu za poszczególny miesiąc

- Ustawienia naliczenia wybranego typu zaliczki- wybieramy jeżeli dany mieszkaniec nie ponosi kosztów związanych ze wszystkimi zaliczkami.


Nalicz czynsz

Naliczenia

W zakładce naliczenia znajdują się wszytskie naliczenia z danego okresu dla mieszkańca. 

Tabela,,Szukaj" ułatwia wyszukiwanie konkretnych naliczeń. Aby zwiększyć trafność wyszukiwania należy uzupełnić wszystkie pozycje.

 


Poprzez wybranie ,,zółteg ołówka'' możemy edytować daną pozycje.

Natomiast jeżeli chcemy dodać dodatkowe naliczenie wybieramy ,,zielony krzyżyk'' ikonę obok ,,okresu rozliczeniowego''



Naliczenia

Naliczanie odsetek

Aby naliczyć odsetki dla danego okresu, należy wybrać dokładną date (rok-miesiąc-dzień) od kiedy do kiedy chcemy naliczyć odsetki. Odsetki naliczane są tylko od ujemnego salda mieszkańca. Przykładowo jeśli mieszkaniec miał ujemne saldo przez trzy dni, odsetki będą naliczane tylko przez trzy dni, w których mieszkaniec miał ujemne saldo. Jeżeli mieszkaniec był na dodatnim saldzie to odsetki nie zostaną mu naliczone.

Data księgowania naliczeń odsetek powinna być zawsze mniejsza niż data do.

Przykładowy Tytuł: "Rozliczenie odsetek za pierwszą połowę 2012 rok "

Wybieramy typ naliczenia odsetek. Jeżeli brakuje nam potrzebnego typu naliczenia dodajemy go w konfiguracjach. Klikamy nalicz,a odsetki będą naliczone.

Wpisujemy wartość procentowa odsetek. Minimalna wysokość odsetek (ze znakiem dodatnim) wysokość odsetek musi być większa od zera.

Wprowadzamy Tytuł noty odsetkowej nastepnie wybieramy Typ zaliczki. Po zakończeniu wprowadzania danych klikamy "Nalicz ".




Naliczenia odsetek

Pliki

 

W tej zakładce możemy dodawać, usuwać i przeglądać pliki danego mieszkańca.

lista

Przelewy

Zakładka przelewy zawiera historie przelewów mieszkańców. Można je edytować, dodawać i usuwać.

Rozlicz media

Za pomocą tej zakładki możemy rozliczyć media.

Rozliczenie składa się z 4 kolejnych etapów

W pierwszym wierszu wybieramy rodzaje liczników, przykładowo licznik zimnej wody:

typ licznika

w razie potrzeby powiazania licznika z drugim wybieramy licznik poniżej pierwszego

typ licznika cz2

W następnym wierszu widzimy wybór zaliczki. Można powiązać ją z jedną bądź kilkoma zaliczeniami.

Typy zaliczekNastępnie wybieramy typ naliczenia, na którym zaksięgujemy dane rozliczenie . Tutaj zawsze wybieramy typ zaliczki z tytułu ROZLICZENIE i nazwa danej zaliczki jaka rozliczamy. W naszym przypadku bedzie to ROZLICZENIE WODY.

Jeżeli nie mamy stworzonej takiej zaliczki należy skorzystac z zakładki KONFIGURACJA---> SŁOWNIKI---> TYP ZALICZKI ----> Dodaj nowy wpis.Należy pamiętać , aby rozliczenie zaliczki było powiązane z rozliczeniem innej zaliczki. Konta księgowego nie wybieramy. Poniżej prawidłowo wypełniony wpis.

rozliczenie typu zaliczki

W następnych trzech wersach należy wybrac daty rozliczeń od-do wyliczenia należności za zaliczki i date zaksięgowania, kiedy chcemy obciążyć nimi mieszkańca.

daty rozliczenNastępnie wybieramy ,,Wybierz daty odczytów" i serwer przekieruje nas do drugiego etapu rozliczenia

Drugi etap

W pierwszym wierszu wybieramy zakres dat od pierwszego dnia pomiaru do ostatniego, z którego chcemy się rozliczyć.

Typ licznika dodatkowy zazwyczaj wybieramy przy dużej ilości typów liczników.

Następnie wpisujemy kwote,którą chcemy rozliczyć pomiędzy mieszkańców i wpisujemy nazwe  pod którą bedą widniały kwoty danego rozliczenia.

Następnym etapem jest zaksięgowanie ,a zaliczka zostanie rozliczona.

Widoczne będzie to w LICZNIKACH---->Lista rozliczeń, ewentualnie ogólne podsumowanie w głównej tabeli po kliknieciu w zielone logo WIRTUALNEGO OSIEDLA.




Rozlicz zaliczkę

Za pomocą tej zakładki możemy przygotować rozliczenia zaliczek mieszkanców wspólnoty.

Rozliczenie zaliczki widokAby poprawnie rozliczyć zaliczki należy wprowadzic typ zaliczki, są to główne zaliczki które widnieją w podsumowaniu po naciśnięciu zielonego logo w lewym górnym rogu. Zazwyczaj to Koszty Administarcyjne, woda i ścieki, smieci i fundusz remontowy.

Typ pomieszczenia-  pozostawiamy pusty, natomiast jeżeli chcemy rozliczyć zaliczkę pod kątem konkretnego pomieszczenia należy je wybrać.

Okres rozliczeniowy- to rok, z którego bedziemy rozliczać zaliczki

Rozlicz od - do daty- to zakres dat, z których będziemy rozliczać daną zaliczkę

Algorytm rozliczający - zazwyczaj zaliczkę rozliczamy według metrażu każdego mieszkańca, ale do wyboru mamy kilka opcji m.in proporcjonalnie do osób aktualnie zamieszkałych. Algorytm wybieramy w zależność od potrzeb, ale zazwyczaj jest to ta pierwsaz opcja.

Kwota kosztu- to kwota jaką poniosła dana zaliczka. Aby sprawdzić taka kwote należy kiliknąć zielone logo WirtualnegoOsiedla i przejść do tabeli PODSUMOWANIE, gdzie widoczne sa wszystkie zaliczki wraz z kosztami.

Następnie przechodzimy do wybrania Typu zaliczki- będzie to rozliczenie danej zaliczki. Jezeli nie posiadamy takeij zaliczki należy ja dodać. Wybieramy więc zakładkę KONFIGURACJA----> SŁOWNIKI---> TYP ZALICZKI--->DODAJ NOWY WPIS

Typ zaliczki dodaj\

Typ naliczenia- nazwa Rozliczenie danej zaliczki, w naszym przypadku Rozliczenie kosztów administarcyjnych

Grupa- w zależności od potrzeb, ale zazwyczaj do niepogrupowanych.

Konta księgowego - nie zaznaczamy.

Jeżeli ta zaliczka stanowi rozliczenie innej zaliczki- będzie to zaliczka, która chcemy powiązać z danym rozliczeniem.

W naszym przypadku, gdy rozliczamy koszty administarcyjne powiazaujemy ją z Kosztami administracyjnymi.

Po wybraniu zaliczki DATA KSIĘGOWANIA- będzie ostatni dzień rozliczenia, bądż inna data w zależności kiedy chcemy zaksięgować dane rozliczenie.

Nazawa rozliczenia to zazwyczaj taka sama nazwa jak przy Typie zaliczki.

Tak przygotowane rozliczenie można PRZYGOTOWAĆ a następnie ZAKSIĘGOWAĆ.

 

 

 

Emaile

 

W tej zakładce znajduje się historia wysłanych e-maili do mieszkańca.

Poprzez wybranie ,,WYBIERZ" można zobaczyć treść e-maila.

 

E-mail

Ewidencja rozliczeń

W tej zakładce znajduje się ewidencja rozliczeń mieszkańca. Możemy dowolnie edytować, usuwać, podglądać lub pobierać w PDF na dysk komputera ewidencje rozliczeń.


ewidencja rozliczen

Konfiguracja ogłoszeń

Zaznacz te kategorie, z których ogłoszenia mają być automatycznie wysyłane do mieszkańca. Wysyłka jest realizowana raz dziennie i zawiera wszystkie nowe ogłoszenia. Każdy mieszkaniec może samodzielnie wybrać kategorie ogłoszeń, które chce otrzymać emailem.

Hurtowa edycja (jednoczesne ustawienie dla wszystkich mieszkańców) dostępna jest w menu Ogłoszenia->Ustawienia.

Dokumenty księgowe

W tej zakladce generowane są zestawienia noty obciążeniowej wybranego mieszkańca.

Aby poprawnie wygenerować takie zestawienie należy wybrać okres od-do oraz konto bankowe, aby system przeliczył nam noty w danym okresie.

Po przeliczeniu widoczne jest saldo początkowe oraz końcowe wraz z obciażeniami i wpływami wybranego rachunku.

W tej zakładce można również skorzystać z opcji wydruku pliku dla mieszkańca za pomoca interesującego nas szablonu.

W dolnej części modułu natomiast mamy zestawienie wszystkich wygenerowanych plików not obciążeniowych mieszkańca w celu ułatwienia szybkiego poodglądu i druku.

 

Dok,ksiegowe

Noty odsetkowe

W tej zakładce można obciążyć odsetkami danego mieszkańca. Aby dodać taką note trzeba wybrac zielony krzyżyk . Również po wybraniu tej zakładki wyświetli się nam lista wszystkich  wcześniejszych obciążeń.

Widok noty odsetkowej cz 1

Tytuł- wpisujemy nazwe, która bedzie widniała koło noty obciążeniowej

Data księgowania-  wybieramy datę, z którą chemy zaksięgować noty obciążeniowe dla mieszkańca

Mieszkaniec- wybieramy danego mieszkańca

Nota za okres od- do - to zakres okresu, w którym obciążymy mieszkańca należnością

Wartość- kwota, którą zalega mieszkaniec wspólnocie

I tak wypełnioną rubrykę zapisujemy.

Następnie po zapisaniu pojawi się nam poniższa tabela

Nota odsetkowa cz 2

Teraz widzimy liste not obciążeniowych, po kiknięciu ,, Wybierz'' przy danej nocie pojawi się nam tabelka, dzięki której widzimy wszystkie noty z danego tytułu obciążenia.

Nota odsetkowa cz 3Teraz po wybraniu zielonego krzyżyka można dodać kolejną note odsetkową. I pojawi się nam poniższa tabela.

 

Noty odsetkowe

Po wybraniu zielonego krzyżyka ukaże nam się powyższa tabelka.

Daty od -do- wybieramy zakres dat, w których chcemy naliczyć odsetki mieszkańcowi

Obciążenie- to kwota, którą obciążamy naliczeniem mieszkańcowi

Uznanie -

Podstawa odsetek- to wysokość odsetek naliczanych do obciążonej kwoty

Ilość dni zwłoki-  ilość dni zwłoki z zapłatą

Procent na rok- to wysokośc procentowa naliczeń rocznych

Kwota odsetek - czyli wysokość należności noty odsetkowej

Nota odsetkowa -  pozostaje puste

Po wpisaniu wszystkich takich pól można zapisać, a automatycznie system obciąży mieszkanca nota odsetkowa.

 

 

 

 

 


Raport z naliczeń

Wybierając daną zakładkę można wygenerować raporty z naliczeń z danego roku.

Raport z naliczen

Wyświetlają się nam tu pokolei miesiące wraz z sumami dla konkretnych naliczeńoraz ogólne podsumowanie kosztów.

SMSy

W tej zakładce widoczne są smsy wysłane do mieszkańca. Istnieje również możliwość wysłania wiadomości.

System WirtualneOsiedle.pl umożliwia wysyłanie wiadomości SMS do mieszkańców. Najnowsza wersja umożliwia wybór kanału za pośrednictwem, którego SMS dotrze do odbiorcy. Dostępne są kanały:

  • SMS Pro
  • SMS Eco
  • SMS FREE

SMS Pro -  to duża przepustowość i niemal natychmiastowe dostarczanie wiadomości, obsługa numerów przeniesionych, bieżące raporty doręczeń. Cena wysyłki pojedyńczej wiadomości SMS to 20 groszy.

SMS Eco - wiadomości są dostarczane z maksymalnym opóźnieniem do 15 minut z raportami doręczeń. Cena wysyłki pojedyńczej wiadomości to 8 groszy.

SMS FREE - wiadomości dostarczane są z maksymalnym opóźnieniem do 30 minut. Wysyłka wiadomości SMS FREE jest wliczona w abonament. Z konta można wysłać do 1000 bezpłatnych wiadomości miesięcznie.

Każda wiadomość SMS może zawierać indywidualne dane mieszkańca generowane automatycznie przy wysyłaniu wiadomości na podstawie szablonów.


Głosowania

W tej zakładce widzimy oddane lub nie oddane głosy danego mieszkańca.

Szablony

W tej zakładce możemy wygenerować dokument używając jednego z kilku stworzonych szablonów.
Aby to zrobić, należy wybrać szablon, a następnie kliknąć .

 

Szablony

Typy opłat

Tu znajduje się tabela ze wszystkimi dodanymi typami opłat. W każdej chwili możemy usunąć, edytować lub dodać typ opłat. Tabele można wydrukować jako dokument lub zapisać na dysku komputera.

 

typ op

Dodawanie nowego mieszkańca

Przy pierwszym uruchomieniu moduł wyświetla pustą tabelę mieszkańców:

Aby dodać nowego mieszkańca, należy kliknąć w ikonę Dodaj nowy wpis , która znajduje się w lewym górnym rogu głównej tabeli modułu. Wyświetlony zostanie poniższy formularz:

Formularz Nowego Mieszkańca

Formularz zawiera następujące pola:

Lokal właściciela - jest to nazwa, która będzie wyświetlana na listach wyboru i pomaga ona identyfikować danego mieszkańca przypisując mu opis lokalu.

Zezwalaj na zdalny dostęp - pole to określa, czy dany mieszkaniec ma dostęp do strefy mieszkańca.

Pesel - w tym polu można podać dodatkowe dane mieszkańca:
Nazwisko

Imię

Adres zamieszkania

Adres do korespondencji

Email/login

Emaile dodatkowe 

Numery telefonów

Dodano dnia

Indywidualny numer konta - pole to zawiera numer konta, na które dany mieszkaniec może wnosić opłaty. Zawartość pola jest wykorzystywana do generowania indywidualnej korespondencji (email, wydruki).

Automatyczne przypomienie e-mailowe - pole określa czy wysyłać do danego mieszkańca automatyczne powiadomienia e-mailowe.

Automatyczne przypomnienie e-mailowe dzień m-c - pole określa w którym dniu miesiąca należy wysłać mieszkańcowi automatyczne przypomnienie e-mailowe.

Automatyczne przypomienie SMS - pole określa czy wysyłać do danego mieszkańca automatyczne powiadomienia SMS.

Automatyczne przypomnienie SMS dzień m-c - pole określa w którym dniu miesiąca należy wysłać mieszkańcowi automatyczne przypomnienie SMS.

Klucz do rozpoznawania płatności - to pole konfiguruje klucz (identyfikator), na podstawie którego moduł księgowość może automatycznie rozpoznać przelew wykonany przez mieszkańca. To pole może być wykorzystane na dwa sposoby :

  • dla posiadaczy usługi bankowej - kont indywidualnych: należy wprowadzić przydzielony przez bank identyfikator
  • dla posiadaczy rachunku bez usługi kont indywidualnych: należy wprowadzać własny niepowtarzalny identyfikator mieszkańca (np: KB.3443). Płatność będzie poprawnie rozpoznana, jeśli mieszkaniec w tytule przelewu umieści oprócz opisu także wspomniany identyfikator.

Zwrot grzecznościowy - określa zwrot dla danego mieszkańca.

Połącz z kontem księgowym- umożliwia połączenie danego mieszkańca do konta księgowego.

Jest właścicielem od - to pole umożliwia ustawienie daty od kiedy  mieszkaniec jest właścicielem danego lokalu.

Był właścicielem do - to pole umożliwia ustawienie daty do kiedy dany mieszkaniec był właścicielem lokalu.

Zgoda na elektroniczne głosowanie - pole za pomocą, którego możemy zezwolić danemu mieszkańcowi na głosowanie drogą eletroniczną.

 

Poniższy rysunek przedstawia przykładowy formularz:

wypełniony formularz

 

Dane wprowadzone w formularzu zatwierdzamy przyciskiem Zapisz aby przerwać edycję i wyjść bez zapisywania należy kliknąć przycisk Anuluj   .

Raport z naliczeń

W tym module wygenerujemy zestawienia naliczeń za wybrany okres księgowy z podziałem na miesiące. Wystarczy wybrać rok i kliknąć przycisk "Generuj". 

 

Wysokości zaliczek

Aby zobaczyć wysokości zaliczek mieszkańca wchodzimy w moduł Mieszkańcy.

Następnie z tabeli modułu Mieszkańcy, wybieramy zakładkę Wysokości zaliczek.

Powinna ukazać się tabela, która zawiera wysokość naliczeń poszczególnych mieszkańców.


Nad tabelą znajdują się dwa przyciski:

 - służy do drukowania zaświadczeń o wysokości opłat dla wszystkich mieszkańców

 - służy do ustawienia jaki szablon wydruków stosować

 

1.Podsumowanie dla każdego lokalu 


2.Podsumowanie dla każdego lokalu- nowy szablon


3.Podsumowanie dla każdej grupy opłat


Salda

Aby wyświetlić zestawienie sald mieszkańców należy wejść w menu Mieszkańcy(1). Następnie należy wybrać z lewego menu Salda(2). Zostanie wyświetlona lista mieszkańców zawierająca kolumnę z informacją o saldzie. W górnej części strony znajduje się zestaw filtrów, które umożliwiają wybór konta bankowego (3) oraz daty, na który to dzień ma być wyliczone saldo. Dodatkowo można też wyszukać poszczególnych mieszkańców.

Krok 1

poczatek salda pop

Krok 2

salda

 

Przycisk PDF (4) służy do wygenerowania pliku gotowego do druku zawierającego zestawienie wygenerowane według ustawień filtrów.

Wszystkie noty odsetkowe

 

W tym module widoczne są wszystkie noty odsetkowe danego mieszkańca. Możemy je dodawać, pobierać na komputer w formacie PDF, przeglądać i usuwać.

 

noty odstekowe

POMIESZCZENIA

Moduł pomieszczenia pozwala na zarządzanie pomieszczeniami, których koszty mają być rozliczane pomiędzy mieszkańców. Pojęcie pomieszczenia jest używane w znaczeniu: mieszkania, garaże, piwnice, komórki lokatorskie itd...
Moduł ten zawiera ewidencję pomieszczeń i pozwala na przypisanie kosztów jakie mają być naliczne właścicielom pomieszczeń.

Dodawanie nowego pomieszczenia

Przy pierwszym uruchomieniu moduł wyświetla pustą tabelę pomieszczeń:

Aby dodać nowe pomieszczenie, należy kliknąć w ikonę Dodaj nowy wpis , która znajduje się w lewym górnym rogu głównej tabeli modułu. Wyświetlony zostanie poniższy formularz:

wprowadzanie pomieszczen

Formularz zawiera następujące pola:

Nazwa - jest to nazwa pomieszczenia, która bedzie wyświetlana na listach wyboru i ma ona identyfikować dany lokal.
Właściciel - w tym polu należy wybrać mieszkańca, do którego będzie przypisane dane pomieszczenie. Mieszkaniec powinien być już dodany(patrz: Moduł mieszkańcy). Przypisanie pomieszczenia powoduje, że wybrany mieszkaniec będzie miał naliczne koszty powiązane z wprowadzanym pomieszczeniem.
Typ Lokalu - określa typ lokalu. Należy wybrać zdefiniowany typ lokalu (aby zdefiniować nowy typ patrz: Konfiguracja»Słowniki»zakładka Typy lokali).
Powierzchnia udziałowa - określa powierzchnię, która jest liczona jako udział całości osiedla.
Powierzchnia mieszkalna - określa powierzchnię, która będzie wykorzystywana do naliczeń kosztów uzależnionych od powierzchni pomieszczenia .
Numer lokalu - należy podać numer lokalu.
Piętro - należy podać piętro.
Opis lokalizacji - w tym polu można podać dodatkowy opis ułatwiający organizację.
Liczba mieszkańców - liczba mieszkańców, która będzie wykorzystywana do naliczeń kosztów uzależnionych od ilości mieszkańców. 
Numer księgi wieczystej-  w tym polu należy wpisać numer księgi.

Blok- w tym polu wybieramy nazwe ulicy, na której znajduje się blok.

Poniższy rysunek przedstawia przykładowy formularz:

wypelnione zgloszenie pomieszczenia

 

Dane wprowadzone w formularzu zatwierdzamy przyciskiem Zapisz , aby przerwać edycję i wyjść bez zapistywania należy kliknąć przyciek Anuluj .

UWAGA! 

Aby dodać więcej wspólnot pod tym samym kontem należy zadzwonić pod numer kontakowy lub wysłać e-maila do biura obsługi WirtualnegoOsiedla.pl.

Edycja pomieszczenia

Po uruchomieniu moduł wyświetla się uzupełniona tabela pomieszczeń (dodawanie pomieszczeń patrz: Dodawanie nowego pomieszczenia ).

Szukaj pomieszczen

 

Aby edytować pomieszczenie, należy kliknąć w ikonę Zmień wpis , która znajduje się przy każdym wpisie po lewej stronie tabeli. Wyświetlony zostanie formularz, zawierający dane powiązane z pomieszczeniem:

Wypełnione zgłoszenie pomieszczenia

Dane wprowadzone w formularzu zatwierdzamy przyciskiem Zapisz , aby przerwać edycję i wyjść bez zapisywania należy kliknąć ikonę Anuluj .

Dodawanie opłat do pomieszczenia

Po uruchomieniu modułu pomieszczenia, zostanie wyświetlona tabela pomieszczeń (dodawanie pomieszczeń,patrz: Dodawanie nowego pomieszczenia).

widok pomieszczenia cała strona

 

Aby dodać koszty naliczane za to pomieszczenie, należy kliknąć w napis Wybierz, który znajduje się przy każdym wpisie po lewej stronie tabeli. Wyświetlone zostanią dane mieszkańca i dane powiązane z pomieszczeniem:

Widok własciwosci pomieszczenia

Następnie należy kliknąć zakładkę Zaliczki pomieszczenia. Zostanie wyświetlona tabela, umożliwiająca wprowadzanie danych:

zaliczki pomieszczenia

Aby dodać nowy wpis należy kliknąć ikonę Dodaj nowy wpis .
W wyświetlonym formularzu uzupełniamy dane o koszcie:

Dodawanie zaliczki pomieszczenia

Nazwa zaliczki - nazwa kosztu umożliwaijąca jego łatwą identyfikację.
Wartość jednostki - wartość jednostki kosztu.
Ilość - ilosć jednostek, np: powierzchnia, ilość mieszkańców.
Lokal - lokal do któego przypisany ma być koszt (pole jest domyślnie wypełnione z kontekstu lokalu, który edytujemy).
Typ zaliczki -  wybieramy zdefiniowaną wcześniej nazwę typu naliczenia  (patrz: Konfiguracja»Słowniki»Typy naliczeń).
Grupa zaliczek - wybieramy zdefiniowaną wcześniej grupę naliczeń   (patrz: Konfiguracja»Słowniki»Grupy opłat).
Licznik - umożliwia powiązanie wysokości naliczenia od historycznych wskazań licznika (patrz: Koszty pomieszczenia ).

Dane wprowadzone w formularzu zatwierdzamy przyciskiem Zapisz , aby przerwać edycję i wyjść bez zapistywania należy kliknąć przycisk Anuluj

 

Poniższy rysunek przedstawia przykładowy widok pomieszczenia z dodanymi kosztami.

Własciwosci pomieszczenia

Zaliczki pomieszczenia

Pomieszczenia posiadają koszty, które co miesiąc są przypisywane mieszkańcom jako naliczenia.

Aby modyfikować te koszty należy wybrać konkretne pomieszczenie i przejść na zakładkę zaliczki pomieszczenia.

widok dodania kosztu

 

Po rozpoczęciu edycji konkretnego kosztu można ustawić jakiego typu jest zaliczka, wartość jednostki i ilość. Koszt jaki będzie doliczany stanowi iloczyn wartości jednostkowej oraz ilości.

pole do dodania kosztu

Koszt można powiązać z licznikiem.Opcja ta ma na celu automatyczne przeliczanie ilości w pozycji kosztu. Ilość będzie przeliczana na podstawie odczytów licznika. Dokonanie przeliczenia odbywa się na żądanie, więc naliczenia nie zmienią się samoistnie. Wymuszanie przeliczenia odbywa się z modułu liczników.

Dodaj zaliczki automatycznie

Funkcja automatycznego dodawania kosztów do pomieszczeń pozwala na szybkie dodanie kosztów do więcej niż jednego pomieszczenia. Jest szczególnie przydatana, gdy należy dodać jeden rodzaj kosztu do wszystkich pomieszczeń w systemie. Ponadto możliwe jest przypisanie kosztów, które są uzależnione od wielkości pomieszczenia czy ilości mieszkańców.

 

Poniższy rysunek przedstawia formularz Dodaj koszt automatycznie :

dodaj zaliczki automatycznie

Powyższy przykład ilustruje jak dodać koszt Koszty administracyjne do pomieszczeń zdefiniowanych w systemie jako typu Mieszkanie i uzależnić wartość ilości jednostek kosztu od powierzchni pomieszczenia.

Typ zaliczki - wybieramy zdefinowany wcześniej typ opłaty lub dodajemy bezpośrednio nowy typ używając przycisku "dodaj nowy typ" (definiowanie typów opłat - patrz:Konfiguracja » Słowniki » Typy naliczeń). 
Nazwa opłaty - nazwa identyfikująca opłatę na listach.
Ilość - W tej pozycji mamy możliwość ustawienia parametrów algorytmu wyliczania ilości jednostek danej opłaty. Może ona być:

  • stała - wprowadzenie stałej (np: 1) i  wybór mnożnika [x1]
  • uzależniona od powierzczni pomieszczenia - wprowadzenie stałej (np: 1) i wybór mnożnika  [x metraż pomieszczenia]
  • uzależniona od liczby mieszkańców - wprowadzenie stałej (np: 1) i wybór mnożnika [ x liczba mieszkańców]

Cena jednostki - w tej pozycji formularza definiujemy algorytm wyliczania wartości jednostki opłaty (obowiązuje ta sama zasada wyliczania co w punkcie Ilość ).
Do jakich pomieszczeń ma być dodany koszt - określamy typ pomieszczeń, do których ma zostać dodany koszt.

KSIĘGOWOŚĆ

      Moduł ten służy do przeprowadzania operacji na kontach bankowych i księgowych. Dodawania kosztów i przychodów osiedla. W module tym decydujemy, gdzie będą zaksięgowane wprowadzone przelewy. Wprowadzamy tam otrzymane i wystawione faktury.

Okresy księgowe

Korzystając z poszczególnych opcji można zamienić istniejący podział roku obrotowego na okresy księgowe obejmujące: cały rok, kwartał, miesiące, tygodnie lub dowolne przedziały czasowe (od dnia do dnia). Można usunąć lub dodać okres księgowy. Otworzenie nowego okresu księgowego powoduje automatyczne zamknięcie poprzedniego.

 

Niezaksięgowane operacje

Niezaksięgowane operacje można wprowadzać automatycznie przez wczytanie wyciągu Bankowego na głównej stronie zakładki KSIĘGOWOŚĆ

Wprowadzanie przelewów bankowych

 

Tutaj po pobraniu wyciągu z konkretnego dla wspólnoty banku należy go wprowadzić w określonym formacie. Format PDF nie jest wczytywany przez nasz system. Jeżeli nie będzie banku , który nas interesuje należy nas o tym powiadomić. Pozostałe banki mają konkretne rozszerzenia, przez które wczytujemy nasz wyciąg.

Klikamy na odpowiedni format, a pokazuje się nam poniższe okno.

wprowadzanie wyciagu

Po pobraniu, system automatycznie wczytuje wyciąg.

Operacje bankowe z naszego konta pojawią się w zakładce NIEZAKSIĘGOWANE OPERACJE BANKOWE

I wygląda to tak:

Niezaksięgowane operacje

I teraz każda operacje należy przypisać do odpowiedniego konta księgowego lub mieszkańca.

 

Pod tabelka widnieją dwie opcje. patrz na poniższy obrazek

Przypisywanie operacji bankowych

Zaznaczając jedną lub kilka operacji wybieramy opcje księgowania jako konto księgowe bądź mieszkaniec.

Po odpowiednim przypisaniu wpływów i przelewów możemy ich wyszukać OPERACJACH BANKOWYCH

 

Księguj automatycznie jako konto księgowe

Księguj automatycznie

Tutaj możemy automatycznie księgować jako konto księgowe, zaznaczając operacje, które chcemy zaksięgować.

Wybierz konto księgowe z listy, na które chcesz zaksięgować daną operacje.

Klikając "księguj" wszystkie wybrane operacje zostaną automatycznie zaksięgowane.

 

Księguj automatycznie jako wpłata mieszkańca

 

Tutaj możemy zaksięgować operacje automatycznie jako wpłata mieszkańca.

Wybierz mieszkańca z listy, na którego chcesz zaksięgować daną operacje.

Klikając "księguj" wszystkie wybrane operacje zostaną automatycznie zaksięgowane.

 

Wszystkie koszty / faktury otrzymane

W tym module wprowadzamy wszystkie faktury papieowe oraz wprowadzamy wszystkie koszty poniesione przez wspólnotę.

Wszystkie koszty, faktury otrzymane

Za pomocą formularza możemy:

  • Dodać koszty /fakturę otrzymaną
  • Edytować wybrany koszt /fakturę otrzymaną
  • Zobaczyć szczegóły wybranego wpisu
  • Usunąć koszt lub fakturę

Aby dodac taką fakturę naciskamy ,,Zielony krzyżyk" a pojawi się nam  poniższa tabela:

Dodanie kosztu

Typ kosztu - wybieramy opcje do której chcemy przypisać koszt. Jeżeli nie mamy tu potrzebnego kosztu należy go dodać w KONFIGURACJA -------> SŁOWNIKI----- TYP KOSZTÓW FAKTUR OTRZYMANYCH----> DODAJEMY NOWY WPIS

Słowniki- Typ kosztów

Nazwa to typ kosztu .

Opis i pozycja - są dla wyjaśnienia szczegółów kosztu

Typ naliczenia - przypisujemy odpowiednim naliczeniom

Po zapisaniu wracamy do pierwszej tabelki i uzupełniamy dalej.

Nazwa kosztu - spisujemy z faktury, bądz nazywamy koszt

Opis- wedel potrzeb

Numer kosztu - uzupełniamy wedle potrzeby

Numer dokumentu kosztowego- uzupełniamy wedle potrzeb

Koszt brutto - koszt poniesiony przez wspólnote, mieszkańca

Data dokumentu- data wystawienia kosztu

Data płatności- do kiedy ma wpłynąć opłata na konto, badź kiedy nastąpiła wpłata

Konto księgowe- wybieramy te, do którego ma zostać przypisany koszt

Okres rozliczeniowy - okres w którym został poniesiony koszt albo okres, w którym z jego tytułu chcemy obciążyć wspólnotę

Po zapisaniu koszt, bądź faktura zostania poprawnie wprowadzone.

 

 

 

 

 

Wszystkie naliczenia

W tym module widzimy wszystkie rodzaje naliczeń i wszystkie szczegóły związane z naliczeniem przypisanym do danego mieszkańca. Za pomocą wyszukiwarki możemy wyszukać wybrane naliczenia wybierając odpowiednie filtry wyszukiwania. Możemy swobodnie dodawać, edytować lub usuwać wybrane naliczenia.


Poniższy obrazek przedstawia przykładową tabelę ze wszystkimi naliczeniami.

poprawione wszystkie naliczenia

Konta bankowe

           Każdy przelew powinien być powiązany ze zdefiniowanym wcześniej kontem bankowym. Dzięki temu można w szybki sposób sprawdzać, czy poprawnie przeniesiono wszystkie przelewy. Wystarczy sprawdzić, czy saldo w systemie WirtualneOsiedle.pl jest jednakowe jak saldo na koncie bankowym.


 

Natomiast jeżeli mamy sytuację, gdy mieszkańcy wpłacają nam pieniądze bezpośrednio na przykład w spółdzielczej kasie, można założyć konto bankowe "Sejf" lub "Wpłaty bezpośrednie".


Na powyższym rysunku widzimy zestawienie wszystkich zdefiniowanych kont bankowych i sald tych kont. Można dodawać i modyfikować ręcznie pozycjie do kont bankowych.Wszystkie przelewy są dostępne w zakładce "Historia".


 

Przy dodawaniu pozycji do historii konta wybieramy do jakiego konta bankowego ma być przypisana pozycja. Podczas dodawania można odrazu zaksięgować pieniądze na konto mieszkańca lub inne konto księgowe.


Konta bankowe i nalicznia

W tym miejscu można powiązać poszczególne typy naliczeń z kontami bankowymi, na które będą dokonywane wpłaty. Umożliwi to obliczenie zobowiązań mieszkańców w powiązaniu z numerami kont bankowych na jakie należy wpłacać zaliczki.


Konta bankowe i naliczenia

 

 

Przed przystąpieniem do konfiguracji powiązania naliczeń i kont bankowych należy mieć skonfigurowane konta bankowe i typy naliczeń.  Domyślnie typy naliczeń nie są powiązane z kontami bankowymi.

Aby powiązać typ naliczenia z kontem bankowym należy wybrać konto bankowe (1), a następnie wybrać typy naliczeń, które mają być powiązane z danym kontem bankowym (2). Aby usunąć powiązanie typu naliczenia z danym kontem bankowym należy kliknąć pole "usuń" na liście dostępnych typów naliczeń (3).


 

 

Wyświetlanie sald bankowych poszczególnym mieszkańcom jest domyślnie wyłączone. Aby aktywować wyświetlanie sald poszczególnych mieszkańców z uwzględnieniem podziału na konta bankowe należy przejść do menu Konfiguracja->Strefa mieszkańca.

 

 

 widok wyłączania konta

 

Po włączeniu opcji pokazywania zestawienia kont bankowych i naliczeń, zestawienie będzie wyświetlane w strefie mieszkańca, czyli zalogowanym mieszkańcom oraz w panelu administracyjnym na karcie mieszkańca.

Operacje bankowe

W tym module widzimy historie wszystkich operacji bankowych mieszkańców.

Możemy przefiltrować wybrane operacje korzystając z wyszukiwarki.

Możemy  dodawać, edytować i usuwać wybrane lub wszystkie operacje bankowe.

W każdej chwili możemy pobrać operacje bankowe w formacie dokumetu tekstowego na dysk komputera lub wydrukować ich historie.

 

widok operacji bankowych

Ustaw okres rozliczeniowy

W tej zakładce widoczne są wszystkie opreracje bankowe i w tym właśnie miejscu można edytować okres rozliczeniowy wszystkich operacji badż pojedyńczych.

W tym celu należy pod tabelą wybrać okres rozliczeniowy i zaznaczyć operacje, dla których ta wartość ma zostać zmieniona.

Ustaw okres rozliczeniowy

 

 

Podsumowanie księgowości

 

Dzięki temu modułowi możemy zobaczyć bilans księgowości za dany okres lub za rok. Wystarczy, że wybierzemy rok lub okres: date od - do  i klikniemy "Przelicz". Naszym oczom powinna ukazać się tabelka z podsumowaniem ksiegowości za wybrany okres.


podsumowanie ksiegowosci

Aby pobrać podsumowanie, należy kliknąć .

Ustawienie BO i BZ dla zaliczek

Ten moduł pozwala nam na ustawienie bilansu otwarcia i bilansu zamknięcia dla zaliczek z wybranego okresu księgowego. Aby to zrobić, należy wybrać nazwę zaliczki, ustawić wartość bilansu i kliknąć "Dodaj". Aby zapisać ustawienia, klikamy "Zapisz". 

 
Poniżej widzimy przykładowe ustawienia bilansów.

ustawienia bo i bz

 

Dostęp do ustawienia BO i BZ zaliczek jest również na głównej stronie Wo w tabeli PODSUMOWANIE.

Należy jedynie wybrać trybik obok nazwy w  kolumnie.

Bilans Bo i BZ

Wprowadzane automatyczne

Przelewy, czy bezpośrednie wpłaty można wprowadzać automatycznie za pomocą.

Wprowadzanie automatyczne odbywa się za pomocą elektronicznych wyciągów bankowych. Wspieramy coraz więcej formatów tych wyciągów. Aby wprowadzić wyciąg należy wejść w menu "Wprowadzanie automatyczne" i wybrać interesujący nas wyciąg.

 

Jeżeli nie możesz znaleźć swojego wyciągu na tej liście, należy do nas napisać na e-mail (info@wirtualneosiedle.pl) z przykładowym wyciągiem. Wówczas wdrożymy ten wyciąg w naszym systemie.

Automatyczny wyciąg

Wprowadzanie automatyczne jest trzy etapowe. Pierwszy etap to wysłanie pliku na serwer.Aby wysłać plik na serwer wybieramy identyfikator płatności.

wprowadzanie prze identyfikator

Następnie po wysłaniu system przeprowadzi analizę danych i wyświetli wprowadzone dane. Jeżeli używamy formatu z unikalnym identyfkatorem płatności, system oznaczy powtarzające się pozycje i nie pozwoli ich dodać.

Ostatni etap to zapisanie zmian. Jeżeli system rozpoznał płatność jakiegoś mieszkańca, czy konta księgowego pozycja zostanie automatycznie zaksięgowana, a do mieszkańca będzie wysłany e-mail o zmianie wielkości salda.

Wygląd e-maila jaki będzie rozesłany przy wprowadzaniu automatycznym płatności można samemu modyfikować. Robi się to w module Konfiguracje -> Szablony.

Istnieją dwa szablony używane podczas powiadomień o zmianie wielkości salda. Jeden do ujemnego salda, drugi do dodatniego salda. Kody tych szablonów to: NegativeEmailBalance, PositiveEmailBalance.

Przychody i faktury (faktury wystawione)

 

W tym module możemy przeglądać faktury wspólnoty mieszkaniowej. Widzimy tu historie wszystkich faktur zaksiegowanych przez program wirtualnego siedla. Możemy je dodawać, usuwać i pobierać w formacie PDF.

 

 

widok przychodów i faktur

Konta księgowe

Aby modyfikować konta księgowe do systemu wchodzimy w module księgowość w zakładkę "Konta księgowe".

 

Po kliknięciu w zakładkę konta księgowe,możemy dodać nowy wpis po wybraniu,, zielonego krzyżyka" .

I pojawia się nam poniższe okno :

 

Konta księgowe

W numerze i nazwie konta wpisujemy to samo.

I aby konto poprawnie odczytywało bilans konta ksiegowego należy dodać 2 konta księgowe.

Jedno z nazwą - faktury, drugie konto z nazwa - przelewy.

Dalej w opisie konta - wprowadzamy wedle potrzeb

Klucz do rozpoznawania płatności- wstawiamy, gdy chcemy by po wczytaniu wyciągu system automatycznie rozpoznał wpłaty na konto księgowe

Kontrahent - zostaje pusty,chyba że wcześniej wprowadziliśmy juz kontrahentów oraz grupę kont księgowych możemy dane konto przypisać odpowiedniemu kontrahentowi.

A wygląda to tak :

Uzupełniony wpis

Dodanie drugiego konta będzie wyglądało tak samo z mało zmiana na - faktury.


konta ksiegowe dodanie

Nastepnie dodajemy Grupy KONT KSIĘGOWYCH, aby poprawnie skonfigurowac konta księgowe.

Wybieramy ZAKŁADKĘ GRUP KSIĘGOWYCH i dodajemy nowy wpis.

Nowy wpis należy zatytułować jako BILANS danej firmy.

 

 

Bilanse grup ksiegowych

Następnym krokiem będzie dodanie do konta BILANSU dwóch dodanych wcześniej KONT KSIĘGOWYCH

W tym celu wybieramy BILANS danej firmy i przechodzimy do zakładki GRUPA KONT KSIĘGOWYCH KONFIGURACJA

Grupa kont ksiegowych

 

Tutaj należy dodać dwa konta księgowe - faktury i - przelewy danej firmy. W tym momencie mamy prawidłowo skonfigurowany BILANS.

Teraz znowu wracamy do kont ksiegowych i edytujemy wpisy wszystkich firm tak, aby każde konto miało przypisane kontrahenta jak na obrazie poniżej:

wybór kontrahenta

 

Po wszystkich wykonanych krokach konta są poprawnie skonfigurowane.

Grupy kont księgowych

Aby modyfikować grupy kont księgowych wchodzimy w zakładkę  "Grupy kont księgowych" .

 

Tu możemy dodawać i edytować Grupy kont księgowych. Dodatkową opcją jest możliwość pobrania dokumentu Exel na dysk komputera zawierającego zestawienie grup ksiegowych oraz wydruk.

Grupa kont ksiegowych

 

Aby dodać grupę kont księgowych klikamy Dodaj .

Wprowadzamy nazwę grupy kont księgowych,natomiast kategorie grup księgowych pozostawiamy bez zmian.


Po wprowadzeniu danych klikamy zapisz .

kategorie grup ksiegowych

 


Aby edytować grupę kont księgowych klikamy Zmień wpis  

Wprowadzamy zmiany.

Po wprowadzeniu zmian klikamy Zapisz  .

 

Mozna również:

- zobaczyć szczegóły  

- usunąć wpis            

Kontrahenci

Kontrahentów modyfikujemy w zakładce Księgowość->Kontrahenci.

Dodajemy tutaj wszystkich kontrahentów, czyli firmy świadczące usługi dla naszej wspólnoty.

Poprzez wybranie zielonego krzyżyka  w lewym górnym rogu tabeli dodajemy nowy wpis. 

widok kontrahenta

Konta kontrahentów tworzymy w celu jasnej ewidencji wpływów i kosztów poniesionych przez wspólnote dla danej firmy. Kontrahent jest powiązany z kontami księgowymi.

Aby prawidłowo stworzyć konto dla danego kontrahenta trzeba utworzyć także dwa konta księgowe (- faktury oraz - przelewy). A żeby zbilansować dane wpływy tworzymy jeszcze grupe kont księgowych i oznaczamy ją jako BILANS danej przedsiębiorczości.

Przykład dla firmy JASA.

Widok dodawania konta ksiegowego

Powyżej widoczny jest przykładowe założenie konta księgowego dla firmy Jasa.

Aby dodać takie konto należy wybrać zakładkę KSIĘGOWOŚĆ------> następnie KONTA KSIĘGOWE. W górnym lewym roku klikamy zielony krzyżyk i dodajemy nowy wpis.

Jak widać na załączonym obrazie w numerze i nazwie konta wpisujemy nazwę firmy i w pierwszym przypadku (- przelewy), a kontrahenta wybieramy takiego dla którego tworzymy dane konta. 

Przy tworzeniu drugiego konta dane w numerze i nazwie zmienią sie jedynie w drugiej części na (- Faktury) reszta pozostaje bez zmian.

Widok kont księgowych 

Aby zbilansować wpływy na podane konta należy utworzyć grupe kont księgowych.

Przechodzimy, więc ponownie do zakładki KSIĘGOWOŚCI------> i do GRUPY KONT KSIĘGOWYCH.

Aby dodać taki wpis wybieramy zielony krzyżyk w lewym górnym rogu wyświetlanej tabeli. 

Tutaj tworzymy konto o nazwie BILANS jak na poniższym przykładzie.

Grupy kont ksiegowych

Po zapisaniu ponownie wybieramy dane konto księgowe.

Bilans konta ksiegowego

Po wybraniu danego konta przechodzimy do zakładki GRUPA KONT KSIĘGOWYCH-KONFIGURACJA 

Następnie wyszukujemy konta ksiegowe danej firmy (- przelewy oraz - faktury) i dodajemy.

Dodawanie kont ksiegowych w grupie

Po dodaniu konta połączą się w celu automatycznego bilansowania wszystkich kosztów i wpływów na daną firme .

Przykładowy bilans firmy 

Przykładowy bilans

 

Aby wydrukować bilans klikamy ikonę przedstawiającą PDF.

 

Aby konto BILANS było spójne z Kontrahentem musimy wrócić do zakładki KONTRAHENT, nastepnie wybieramy interesujacą nas firme i na samym końcu tabeli uzupełniamy grupe kont księgowych jak n aponizszym obrazie :

Widok koncowych ustawien kontrahenta

Tak połączone konta pozwola na przejrzysta ewidencje każdego kontrahenta.

 

 

 


Ustawianie salda początkowego kontrahenta

 

Aby ustawić saldo początkowe kontrahenta należy w menu Konfiguracja->Słowniki->zakładka Typy kosztów, dodać typ kosztu opisany jako Bilans otwarcia.

 

Słowniki typów kosztów

 

Następnie należy wprowadzić odpowiednie opisy:

Opis- to typ kosztu, dla którego chcemy ustawić saldo początkowe

Pozycja- to opis pozycji, na której znajduje się dany typ kosztu.

 

Następnie przechodzimy do menu Księgowość-> Wszystkie koszty / faktury otrzymane i dodajemy koszt typu Bilans otwarcia do odpowiedniego konta księgowego.

Wspomniane konto powinno też zostać przypisane do grupy kont księgowych odpowiedniego kontrahenta.

przypisanie do konta ksiegowego

 

 

wszystkie koszty

GŁOSOWANIA

 

Moduł głosowań jest przeznaczony do przeprowadzania głosowań, ale nic nie stoi na przeszkodzie aby używać go do ankiet, czy zapytań mieszkańców o opinie na dany temat. Przeprowadzanie głosowania odbywa się za pomocą e-maili. Mieszkaniec dostaje e-mail z treścią głosowania i trzema odnośnikami do kliknięcia TAK, NIE, WSTRZYMUJE SIĘ. Aby zagłosować wystarczy kliknąć na odpowiedni odnośnik.

Przykładowy formularz głosowania:


 

 

Jeżeli mieszkaniec dostarczy swój głos za pomocą papierowej karty do głosowania lub nie ma adresu e-mailowego wówczas administrator musi wprowadzić głos za takiego mieszkańca. Po wprowadzeniu głosu przez administratora mieszkaniec automatycznie dostanie wiadomość e-mailową o wprowadzeniu głosu na jego konto.

Takie działanie systemu daję bardzo dużą pewność przed popełnieniem błędu przez administratora przy zliczaniu głosów. Ponieważ mieszkaniec dostanie informację jak zagłosował to jeśli coś nie będzie się zgadzać, może na to zareagować.

Jak wygląda przeprowadzenie głosowania:

1) W systemie dodajemy nowe głosowanie (około 5 minut)
2) Wysyłamy elektroniczne karty do głosowania do właścicieli (około 1 minuty)
3) Nic nie robimy, czekamy na oddanie przez właścicieli głosów, system poinformuje nas gdy głosowanie przekroczy 50 % (około 7 dni, wszystko zależy od aktywności właścicieli)
4) Zamykamy głosowanie i rozsyłamy wyniki głosowania do właścicieli (około 5 minut)

O co należy zadbać, aby elektroniczne głosowania były w pełni skuteczne:

1) Najlepiej zrobić uchwałę wspólnoty rozszerzającą sposób powiadamiania i głosowania o drogę elektroniczną.
2) Zebrać od właścicieli deklarację, że wyrażają zgodę na powiadamianie i głosowanie drogą elektroniczną. W deklaracji powinien być zawarty adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia i karty do głosowania.
3) Osoby, które nie wyraziły zgody na elektroniczne głosowanie, powinny mieć możliwość osobistego oddania głosu, dlatego należałoby wyznaczyć 1-2 terminy, w których można przyjść do członka zarządu i oddać głos.

Lista głosowań z wynikami

W tej zakładce administrator widzi listę z wynikami głosowań i wszystkimi szczegółami zawiązanymi z głosowaniem: numer, nazwę, datę, procent za i przeciw, procent mieszkańców, który wstrzymuje głos i procent ,który nie brał udziału w głosowaniu.

Aby zapisać wybrane głosowanie na dysku komputera klikamy ikonkę "PDF" . Można również exportować całą listę głosowań z wynikami do Excela klikając ikonę w prawym rogu nad tabelką, klikając obok ikonkę drukarki możemy wydrukować całą listę głosowania.

lista głosowań

Przeprowadzenie głosowania

Aby przeprowadzić głosowanie należy postępować według poniższych punktów.

a) Dodanie nowego głosowania.

Robimy dodając nową pozycję w liście głosowań.

Lista głosowań

Jednym z parametrów głosowania są "Czy głosowanie jest zamknięte" - po oznaczeniu tego parametru nie będzie można już oddawać głosów.    
"Widoczne dla mieszkańców" - po oznaczeniu tego parametru mieszkańcy będą widzieli to głosowanie w strefie mieszkańca.

Klikając ,,WYBIERZ'' przechodzimy do opcji zgłoszenia.

Pierwsza zakładka to PODSUMOWANIE GŁOSOWANIA

Podsumowanie głosowania

EDYCJA GŁOSOWANIA
Edycja głosowania

b) Dodanie kart do głosowania.

Karty do głosowania zostaną dodane tylko tym mieszkańcom, którzy posiadają aktualnie udział w nieruchomości wspólnej.

WPROWADZANIE GŁOSÓW- ręczne wprowadzanie głosów, ze względu na możliwość glosowania osób bez dostępu do wirtualnegosiedla

Wprowadzanie głosów

c) Wysłanie elektronicznych kart do głosowania.

Karty zostaną wysłane tylko tym mieszkańcom, którzy nie oddali jeszcze głosu.


wysyłanie ogłoszenia

WSZYSTKIE GŁOSY

 

Wszystkie głosy

 

Jeżeli głos został oddany za pomocą e-maila w miejscu "Kto wpisał głos" będzie system. Natomiast jeżeli głos wprowadzi administrator będzie tam nazwa administratora wprowadzającego głos.

Konfiguracja głosowań

Konfiguracja głosowania dotyczy wyświetlanych informacji:

a) Karta do głosowania wysłana na e-mail.

b) Potwierdzenie oddania głosu na email.

c) Potwierdzenie oddania głosu po wywołaniu odnośnika z karty do głosowania.


Każda z tych informacji zawiera stopkę, którą można konfiguraować w menu Głosowania -> Konfiguracja.

 

konf glosowan

Wprowadzone dane należy ZAPISAĆ.

LICZNIKI

Moduł liczniki umożliwia zarządzanie licznikami zainstalowanymi we wspólnocie.

 


Po otwarciu zakładki Liczniki wyświetlona zostanie lista zdefiniowanych rodzajów liczników.

Używane liczniki są  pogrupowane wedłóg rodzajów: Licznik zimnej wody, Licznik ciepłej wody, Licznik ciepła. Rodzaje liczników moga być dowolnie konfigurowane przez użytkownika.

Każdy rodzaj liczników w systemie WirtualneOsiedle.pl posiada punkty pomiarowe (terminy odczytów danego rodzaju licznika).

Aby rozpocząć wprowadzanie liczników należy dodać rodzaj licznika.

Hurtowe dodawanie

W tym module możemy hurtowo przypisywać liczniki do mieszkańców

Hurtowe dod licznikówPod tabela widoczna z mieszkańcami mamy opcje przypisywania licznika mieszkańcom. Nalezy zaznaczyć wszystkich bądź tylko wybranych mieszkańców. Wpisujemy nazwe licznika, nastepnie wybieramy Typ licznika. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy DODAĆ licznik.

Lista rozliczeń

W tym module widoczne są wszystkie rozliczenia wprowadzone na osiedlu.

Można tu je usuwać, edytować i poodglądać.

lista rozliczen

Rodzaje liczników

Na początku należy zdefiniować rodzaje liczników jakie są dostępne w twoim osiedlu. Na przykład liczniki zimnej wody, ciepłej, gazu. Nie wszystkie liczniki muszą być używane do rozliczeń. Można na przykład gromadzić wartości w celach informacyjnych. Wprowadzone liczniki można potem powiązać z zaliczką, dzięki temu będzie można wyliczyć automatycznie nową wysokiść zaliczki i dokonać rozliczenia.
Wybierz rodzaj licznika, aby wejść w możliwości dodawania liczników tego rodzaju, odczytów i rozliczeń.

 

Przy pierwszym uruchomieniu moduł Liczniki wyświetla pustą tabelę rodzajów liczników:

Aby móc przypisać licznik do pomieszczenia (i w konsekwencji móc powiązać naliczenia ze wskazaniami liczników) należy najpierw skonfigurować rodzaje liczników, jakie będziemy wykorzystywać w rozliczeniach.

Aby dodać nowy rodzaj licznika, należy kliknąć w ikonę Dodaj nowy wpis , która znajduje się w lewym górnym rogu głównej tabeli modułu. Wyświetlony zostanie poniższy formularz:

 

 

Formularz zawiera następujące pola:

Nazwa rodzaju liczników - np. licznik ciepłej wody
Nazwa jednostki - np. m3 

Poniższy rysunek przedstawia przykładowy formularz:

Dane wprowadzone w formularzu zatwierdzamy przyciskiem Zapisz , aby przerwać edycję i wyjść bez zapisywania należy kliknąć przyciek Anuluj .

 

Poniższy rysunek przedstawia przykładową tabelkę rodzajów liczników zawierającą typowe wpisy:

Wydruk rozliczenia

W tej zakładce widzimy wydruk rozliczeń i wszystkie szczegóły związane z naliczeniem danego mieszkania. Wybierając możemy filtrować rozliczenia wprowadzając datę i typ zaliczek używając ikony "Filtruj" powinna nam sie wyświetlić lista z wybranymi rozliczeniami. Można również pobrać wydruk rozliczenia na dysk komputera w formacie PDF.

 

wydruk rozliczenia

Wysyłka rozliczeń

Zakładka umożliwia nam wysyłke roliczenia liczników dla każdego z mieszkańców.

Wystarczy,że wybierzemy zakres dat z rozliczenia oraz odpowiednich bądź wszystkich mieszkańców oraz przycisk E-MAIL.

Wysyłka rozliczenia

Dodawanie punktów pomiarowych

W wybranym rodzaju liczników należy ustawić punkty pomiarowe. Punkt pomiarowy określa termin odczytu liczników.

Aby dodać nowy punkt pomiarowy, należy kliknąć w ikonę Dodaj nowy wpis , która znajduje się w lewym górnym rogu głównej tabeli modułu. Wyświetlony zostanie poniższy formularz:


 

Nazwa momentu pomiarowego: podajemy np.: styczeń 2013
Data odczytu: wstawiamy datę 2013-01-01
Typ Licznika : wybieramy typ licznika, pole jest juz domyślnie wypełnione.
Zezwalaj na wprowadzanie wartości przez mieszkańca: określa czy wartość odczytu może być wprowadzona przez mieszkańca.

Wprowadzanie wskazań liczników

Wprowadzanie wskazań liczników możliwe jest po skonfigurowaniu rodzajów liczników i dodaniu punktu pomiarowego.

Aby dodać wskazanie należy wybrać punkt pomiarowy:

list punktow pomiarowych

 

nastepnie kliknąć przycisk synchronizacja:

odczyt p.pomiarowego pop

 

 

Teraz wskazania możemy wprowadzić w zakładce Hurtowa Edycja wskazań:

hurtowa edycja wskazań

Rozliczenie mediów

Za pomoca tego modułu można rozliczyć media. Proces ten składa się z czterech etapów.

W pierwszym etapie wprowadzamy dane.

TYP LICZNIKA - pierwszy licznik to ten,który chcemy rozliczyć np. LICZNIK ZIMNEJ WODY,

                          drugi licznik wybieramy wrazie potrzeby.

TYP NALICZENIA DO WYLICZENIA ILE WPŁACONO ZALICZEK- wybieramy zaliczkę na, która mieszkańcy         

                           wpłacali  pieniądze na dane rozliczenie, w naszym przypadku ZALICZKA NA ZIMNA WODE.

TYP NALICZENIA JAKI BĘDZIE UŻYTY PRZY KSIĘGOWANIU RÓŻNICY- należy stworzyć NOWY TYP ZALICZKI-

                           ROZLICZENIE danej zaliczki, w naszym przypadku ROZLICZENIE ZALICZKI ZIMNEJ WODY.

Jeżeli nie posiadamy takiej zaliczki należy wejść w zakładkę KONFIGURACJE----->SŁOWNIKI---> TYP ZALICZKI---->NOWY WPIS(zielony krzyżyk)

DATA OD-DO- należy wybrac zakres dat, z których będziemy rozliczali dany LICZNIK

DATA KSIĘGOWANIA- zazwyczaj jest to ostatni dzień rozliczenia zaliczki. Oczywiście data ustalana jest wedle     

                                  potrzeb.

rozliczenie mediów

W drugim etapie wprowadzamy typy liczników i wartości do rozliczenia. Po wprowadzeniu danych klikamy "Przygotowanie rozliczenia" zostaniemy przekierowani do trzeciego etapu rozliczeń mediów.

TYP LICZNIKA-

  Początkowy punkt pomiarowy (podstawowy typ licznika)- to data od kiedy został naliczany licznik

  Końcowy punkt pomiarowy - jest to data zamknięcia rozliczenia pomiaru.

TYP LICZNIKA DODATKOWY - wyświetli się gdy wybierzemy w I etapie licznik opcjonalny, I wtedy również  

                    wybierzemy początkowy i końcowy punkt pomiaru .

WARTOŚĆ ROZLICZENIA- to cena wartości jednostki pomiarowej naszego rozliczenia . Nazwa rozliczenia

                  to zazwyczaj nazwa rozliczenie danej zaliczki.

Po wpisaniu wszystkich danych ,, PRZYGOTOWUJEMY ROZLICZENIE".

rozliczenie etap 2

 

W trzecim etapie widzimy w tabelce wszystkie dotychczas wprowadzone dane. Aby przejść do ostatniego etapu klikamy przycisk "Zapisz rozliczenia". Wszystkie rozliczenia zostaną zapisane i przypisane do danego mieszkańca.

 

Ostatni etap to zapis rozliczenia mediów.Widzimy tu wszystkie dodane rozliczenia z ich wartością.

 

 

GALERIA

Galeria to moduł przeznaczony do dodawania oraz przechowywania zdjęć widocznych dla mieszkańców. Przykładowa galeria:


          Budowa osiedla

        Zdjęcia przedstawiające budowę naszego osiedla

          Ciekawe zdjecia z imprez zebrań

        Ciekawe zdjecia z zebrań,imprez,spotkań

          Zmiany na naszym osiedlu

          Zdjecia przedstawiające zmiany na naszym osiedlu

          Okolice naszego osiedle

          Zdjecia przedstawiające okolice naszego osiedla

          Wszystkie inne zdjęcia

           Wszystkie inne zdjecia



Dodawanie zdjęć do galeri
Aby dodać zdjęcie wchodzimy do zakładki "Dodaj zdjęcie".

galeria zdjec

Następnie wchodzimy w wybraną galerie klikamy dodaj zdjęcie .

Wpisujemy tytuł zdjęcia np. "Zdjęcie z budowy osiedla 12 października 2012 roku" oraz wybieramy Galerie, w której chcemy umieścić zdjęcie.


wybór galerii

 

 

Klikamy Wybierz plik. Zdjęcia, które chcemy dodać, szukamy na dysku i zapisujemy. 

 

 


 

 

Dodajemy opis zdjęcia. Na przykład kto, kiedy robił zdjęcie, co zdjęcie przedstawia oraz co sie na nim znajduje.

 

Zapisujemy dodane zdjęcie.

 

Po zapisaniu zdjęcie będzie widoczne w galerii. Dodawać zdjęcia do galerii może tylko i wyłącznie administrator natomiast podglądać zdjęcia może każdy z mieszkańców wspólnoty.

 

PLIKI

Moduł ten służy do przechowywania plików. Można dodawać foldery i umieszczać w nich różnego rodzaju pliki związane z osiedlem lub pliki, które chcemy, aby widzieli mieszkańcy wspólnoty.  Nie musimy sie teraz obawiać, że jakieś pliki z osiedla zostaną usunięte gdy zepsuje sie nam np. komputer.

 

Aby dodać plik klikamy . Wybieramy dowolny PLIK z dysku komputera. Aby zapisać plik klikamy .

Plik zostanie zapisany w wybranym przez nas folderze oraz będzie widoczny. Pliki dodawane są przez wszystkich i udostępnione są dla każdego mieszkańca wspólnoty.

KONFIGURACJA

Moduł konfiguracja

Definicja kont bankowych

W tym module widzimy zdefiniowane konta bankowe. Możemy eksportować liste do Excela na dysk komputera i wydrukować. Mamy możliwość usunąć, zobaczyć szczegóły, edytować istniejące konta, aby utworzyć definicje kont bankowych. Wystarczy, że klikniemy "Dodaj nowy wpis" i uzupełnimy odpowiednie rubryki w formularzu.

 

definicja kont bankowych

 

Tak wygląda przykładowo uzupełniony formularz definiowania kont bankowych. Wpisujemy nazwe banku, opis funkcji konta oraz numer konta bankowego.

 

Email

Za pomocą tego modułu ustawiamy stopkę wiadomości e-mail, adres skrzynki, na którą ma być wysłana kopia wiadomości i adres nadawcy.
Po dokonaniu zmian wystarczy, że klikniemy "Zapisz". Zmiany zostaną zapisane, a przy wysłaniu nowych wiadomości będzie wyswietlana wprowadzona stopka.

 


email

 

Aby ustawić adres automatycznej kopii wiadomości, która ma być wysyłana na wybrany adres wchodzimy w zakładkę "Skrzynka kopii", wpisujemy adres e-mail na który ma być wysyłana kopia. Aby zapisać ustawienia klikamy "Zastosuj zmiany".


 

 

Ustawiania skrzynki z której bedą wysyłane wiadomości. Aby ustawić adres nadawcy wystarczy tylko wpisać adres e- mail z którego chcemy, aby mieszkańcy dostawali wiadomości. Tu ustawiamy, czy chcemy dołączyć załączniki do wiadomości kopii. Po wprowadzeniu zmian zapisujemy klikając przycisk "Zastosuj zmiany". 


Faktury wystawione

W tym module możemy edytować dane, które będą wykorzystywane do wystawiania faktur. Należy wypełnić wszystkie okna poprawnie, aby wypełniona faktura była poprawna. Po wprowadzeniu zmian w każdym polu klikamy "Zapisz".


Poniżej widzimy przykładowo wypełniony formularz.
faktura wystawiona

Informacje ogólne

Tu widzimy dane naszej wspólnoty, gdzie możemy ustawić dowolną pieczątkę naszej wspólnoty. Pieczątka będzie wysyłana w e-mailach i widoczna na pismach, które drukujemy do mieszkańców wspólnoty. W każdej chwili możemy konfigurować dane pieczątki rozwijając zakładkę "Ustawienia wyglądu pieczątki". Po wprowadzeniu zmian, klikamy przycisk "zapisz". Zmiany zostaną zapisane, a dane zaktualizowane.


informacje ogólne

SMS

Za pomocą tego modułu możemy swobodnie włączyć lub wyłączyć funkcję SMS. Moduł ten pozwala na wysłanie do mieszkańców powiadomień sms (w powiadomieniach można używać funkcji np. saldo wówczas w miejsce funkcji będzie wstawiane saldo odpowiedniego mieszkańca).

 

 

Strefa mieszkańca

Za pomocą tego modułu możemy włączyć funkcje:

  • pokazywania kontrahentów w strefie mieszkańca
  • pokazywania stanów kont bankowych
  • pokazywania zestawienia naliczeń w strefie mieszkańca
  • pokazywania zestawienia naliczeń powiązanych z kontami bankowymi w strefie mieszkańca

Dodatkowo możemy też wybrać mieszkańców, którzy będą mieli wgląd w dane takie jak: koszty osiedla, czy salda wszystkich mieszkańców.

Strefa mieszkanca

 

Dzieki tej opcji możemy włączać i wyłączać pokazywanie kontrahentów mieszkańcom

Strefa Stan kont bankowych

Dzięki tej opcji możesz włączyć i wyłączyć pokazywanie sald kont bankowych w sferze mieszkańca.

 

strefa zestawien

Dzięki tej opcji można włączyć i wyłączyć wyświetlanie zestawienia w strefie mieszkańca.

Strefa zestawieni z kontami bankowymi

Dzięki tej opcji można włączyć i wyłączyć naliczenie powiązane z kontami bankowymi w strefie mieszkańca.

Udostępnianie plików

Dzięki tej opcji można włączać i wyłączać na widok publiczny poodgląd plików indywidualnych mieszkańca.

strefa ustawienia zarzadu

Dzięki tej opcji włączamy dostęp z uprawnieniami zarządu wybranym mieszkańcom.Udostępniamy w ten sposób prawie wszystkie inforamcje dostępne administratorowi.

Szablony dodatkowe

W tym module możemy dodawać szablony dodatkowe widomości, które chcemy mieć juz gotowe lub często wysyłamy je do mieszkańca osiedla. Przygotowane szablony znacznie przyspieszają i ułatwiają prace podczas wysyłania wiadomości do mieszkańców. Aby dodać nowy szablon klikamy w lewym górnym rogu tabelki ikonę "dodaj nowy wpis". W każdej chwili można edytować wpis, klikając ikonę "zmień wpis".

 

szablony dodatkowe

 

Aby edytować treść wiadomości klikamy przycisk znajdujący sie w tabelce "wybierz".

Znajduje sie tu szablon widomości, która będzie wysyłana oraz lista dostępnych kodów, które można wprowadzić w dowolnym powiadomieniu. We wiadomości wysłanej do klienta zamiast miejsc kodów będą wartości automatycznie generowane za pomocą wybranego kodu.

 

Pod wiadomością znajduje sie lista z kodami i ich objaśnienia. Kody można  umieścić w dowolnym miejscu wiadomości, aby automatycznie generowały się wartości osobno dla każdego mieszkańca.

 

Szablony systemowe

Tutaj widzimy wszystkie szablony automatycznie wygenerowane przez system np. faktury, noty obciążeniowe, kartoteki mieszkańców, miesięczne przypomnienia, powiadomienia, raporty, rozliczenia.

 

 

 

Aby edytować treść wiadomości klikamy przycisk znajdujący sie w tabelce "wybierz".

Znajduje się tu szablon widomości, która będzie wysyłana oraz lista dostępnych kodów, które można wprowadzić w dowolnym powiadomieniu. We wiadomości wysłanej do klienta zamiast miejsc kodów będą wartości automatycznie generowane za pomocą wybranego kodu.

 

 

Pod wiadomością znajduje sie lista z kodami i ich objaśnienie. Kody można umieścić w dowolnym miejscu wiadomości, aby automatycznie generowały się wartości osobno dla każdego mieszkańca.

Słowniki

W tym module definujemy poszczególne kategorie w zakładkach takich jak:

Typy lokali

Słownik Typy Lokali definiuje grupy widoczne w pomieszczeniach. Poniższy rysunek przedstawia Przykładowe zestawienie, zawierające poszczególne pomieszczenia oraz ich ilość.

Aby dodać nowy Typ lokalu należy kliknąć przycisk Dodaj nowy wpis znajdujący się w lewym górnym rogu tabeli.

W wyświetlonym formularzu podajemy nazwę lokalu, na której nowa grupa ma być wyświetlana w module pomieszczenia i zatwierdzamy przyciskiem Zapisz .

 

Typy zaliczek

Słownik Typy zaliczek definiuje nazwy naliczeń widoczne na zestawieniach opłat w profilu mieszkańca.


Typy zaliczek

 

 

Tutaj dodajemy wszystkie zaliczki, na które będziemy naliczać i rozliczać mieszkańców.

Aby dodać taki Typ naliczenia, wybieramy zielony krzyzyk- DODAJ NOWY WPIS.

Nowy typ zaliczki

 

TYP NALICZENIA- to typ z jakiego chcemy rozliczać daną wspólnote.

Każda wspólnota powinna mieć ich przynajmniej cztery.

ADMINISTRACJA I ZARZADZANIE

FUNDUSZ REMONTOWY
WODA I ŚCIEKI
WYWÓZ NIECZYSTOŚCI

GRUPA- domyślna

KONTO KSIEGOWE- przyporządkowujemy konto, które będzie powiązane z dana zaliczką

JEŻELI TA ZALICZKA BĘDZIE STANOWIĆ ROZLICZENIE DLA INNEJ ZALICZKI WSKAŻ TĘ ZALICZKĘ- zaznaczamy jedynie w przypadku tworzenia zaliczki o nazwie ROZLICZENIA danej zaliczki, jeżlei naliczenia chcemy powiązać z rozliczeniem.

 





 

 



Grupy zaliczek

Słownik Grupy zaliczek definiuje grupy widoczne na zestawiniach opłat w profilu mieszkańca.

Grup zaliczek

 

Aby dodać nową grupę opłat należy kliknąć przycisk Dodaj nowy wpis znajdujący się w lewym górnym rogu tabeli.


grupy zaliczek

W wyświetlonym formularzu podajemy nazwę grupy, pozycję, na której nowa grupa ma być wyświetlana w zestawieniach i zatwierdzamy przyciskiem Zapisz .


Dodaj nowa zaliczke

 

Pomaga nam to uporządkować zaliczki do wybranych grup.

Jednostki miary

Słownik Jednostki miary definiuje grupy widoczne w module ksiegowości i liczniki. Poniższy rysunek przedstawia przykładowe zestawienie, zawierające poszczególne wprowadzone Jednostki miary.

Aby dodać nową jednostkę miary należy kliknąć przycisk Dodaj nowy wpis znajdujący się w lewym górnym rogu tabeli.

W wyświetlonym formularzu podajemy jednostke miary, na której nowa grupa ma być wyświetlana w module ksiegowośc, liczniki i zatwierdzamy przyciskiem Zapisz .

 

jednostki miary

Metody płatności

Słownik Metody płatności definiuje grupy płatności dostępnych dla mieszkańca. Poniższy rysunek przedstawia przykładowe zestawienie, zawierające poszczególne Metody płatności.

Aby dodać nową metodę płatności należy kliknąć przycisk Dodaj nowy wpis znajdujący się w lewym górnym rogu tabeli.

W wyświetlonym formularzu podajemy nazwę metody płatności, na której nowa grupa ma być wyświetlana  i zatwierdzamy przyciskiem Zapisz .

 

metody płatnosci

Nazwa kategorii grupy konta księgowego

Słownik Nazwa kategorii grupy konta księgowego definiuje nazwy kont ksiegowych. Poniższy rysunek przedstawia przykładowe zestawienie kategorii grupy konta księgowego.

Aby dodać nowa kategorii grupy kont księgowych należy kliknąć przycisk Dodaj nowy wpis znajdujący się w lewym górnym rogu tabeli.

W wyświetlonym formularzu podajemy nazwę kategorii grupy konta ksiegowego, na której nowa grupa ma być wyświetlana w module ksiegowość i zatwierdzamy przyciskiem Zapisz .

 

Okresy księgowe

Słownik Okresy księgowe definiuje okresy widoczne w Ksiegowosci.

Poniższy rysunek przedstawia Przykładowe zestawienie zawierające poszczególne Okresy księgowe.

Aby dodać nowy Okresy księgowy należy kliknąć przycisk Dodaj nowy wpis znajdujący się w lewym górnym rogu tabeli.

Okresy ksiegowe

Nazwa- to zawczyczaj rok.

Data rozpoczęcia-to data od kiedy ma byc ustawiony okres księgowy.

W wyświetlonym formularzu podajemy datę Okresu księgowego, w którym ma być rozliczany mieszkaniec i zatwierdzamy przyciskiem Zapisz .

 

 

Stawki Vat

Słownik Stawki Vat definiują grupy widoczne w poszczegónych modułach. Poniższy rysunek przedstawia Przykładowe zestawienie zawierające Stawki Vat.

Aby dodać nowy Stawki Vat należy kliknąć przycisk Dodaj nowy wpis znajdujący się w lewym górnym rogu tabeli.

W wyświetlonym formularzu podajemy nazwę Stawki Vat, na której nowa grupa ma być wyświetlana i zatwierdzamy przyciskiem Zapisz

Stawki podatku VAT

23%

8%

5%

0%

zwolniony

nie podlega


stawki vat

Typy Faktur

Słownik Typy Faktur definiuje grupy widoczne w module ksiegowości. Poniższy rysunek przedstawia Przykładowe zestawienie, zawierające poszczególne Typy Faktur.

Aby dodać nowy Typy Faktur należy kliknąć przycisk Dodaj nowy wpis znajdujący się w lewym górnym rogu tabeli.

Typy faktur

NAZWA- to nazwa typu faktury, zpodanymi niżej danymi

OPIS - wedle potrzeb administratora

SZABLON- wybieramy ze względu na to na jaki rok chcemy wystawić fakturę.

SZABLON GŁÓWNY -jest to szablon , który będzie widniał w treści faktury. Mamy do wyboru fakture VAT, PROFOME lub NOTE OBCIĄŻENIOWĄ.

SZABLON DODATKOWY- ewentaualnie możemy dobrać dodatkowy szablon,który będzie widniał pod główną fakturą

DOTYCZY VAT- jeżeli faktura powiązana jest z rozliczeniem na podstawie podatku VAT.


W wyświetlonym formularzu podajemy nazwę Typu Faktury, na której nowa grupa ma być wyświetlana w module ksiegowości i zatwierdzamy przyciskiem Zapisz .

 typ faktur

Typy kosztów (typy faktur otrzymanych)

Słownik Typy kosztów (typy faktur otrzymanych) definiuje grupy widoczne w module ksiegowości. Poniższy rysunek przedstawia Przykładowe zestawienie, zawierające poszczególne Typy kosztów (typy faktur otrzymanych).

Aby dodać nowy Typy kosztów (typy faktur otrzymanych) należy kliknąć przycisk Dodaj nowy wpis znajdujący się w lewym górnym rogu tabeli.

Typy kosztów faktur otrzymanych

 

NAZWA- jest to nazwa kosztu

OPIS-  jest to opis wedle potzreb administartora

POZYCJA- jest to określenie miejsca na którym będzie widniał koszt na liście.

TYP NALICZENIA-czyli typ z którym powiążemy dodawany koszt


W wyświetlonym formularzu podajemy nazwę Typu kosztów, na której nowa grupa ma być wyświetlana w module ksiegowości i zatwierdzamy przyciskiem Zapisz .

 

Wysokości odsetek

Słownik Wysokości odsetek definiuje grupy widoczne w module ksiegowości. Poniższy rysunek przedstawia Przykładowe zestawienie, zawierające poszczególne Wysokości odsetek.

Aby dodać nowy Wysokości odsetek należy kliknąć przycisk Dodaj nowy wpis znajdujący się w lewym górnym rogu tabeli.

W wyświetlonym formularzu podajemy Wysokości odsetek, na której nowa grupa ma być wyświetlana w module ksiegowości i zatwierdzamy przyciskiem Zapisz .

 

wysokosc odsetek

Ustawienia tabelki

 

Aby zmienić ustawienia tabeli wchodzimy w zakładkę Konfiguracja następnie Ustawienia tabelki.

 

Za pomocą tego modułu można ustawiać domyślną ilość wierszy w tabelce od 10 do 1000 wierszy. Liczba 200 jest przykładową liczbą wierszy.


  

 

 

Następna konfiguracją za pomocą, którego możemy korzystać z tego modułu jest Włączenie rekrutacyjnego usuwania pomieszczeń.

  

 

 

Jeśli ta opcja jest zaznaczona w przypadku skasowania pomieszczenia, zostanie skasowane wszystko co jest powiązane z pomieszczeniem, czyli wszystkie liczniki, naliczenia, zaliczki.
Gdy nie jest zaznaczone, w przypadku usunięcia pomieszczenia, wszystko co jest powiązane z pomieszczeniem zostanie nienaruszone.


Następną konfiguracją jest włączenie usuwania zaliczek.

   


Jeśli ta opcja będzie zaznaczona w przypadku usunięcia zaliczki, naliczenia będą powiązane wyłącznie z typem zaliczki.

Po wybraniu opcji by zapisać zmiany, należy kliknąć przycisk  .

Wydruki

 

Aby zmienić ustawienia wydruku wchodzimy w zakładkę Konfiguracja, następnie Wydruki.

Za pomocą tego modułu możemy edytować wygląd i sposób wydruku informacji o naliczeniach.

 

Na początku ustalamy nazwę miejscowości, która będzie w nagłówku wydruku, np.: Koluszki

 

Następnie ustawiamy, czy bieżąca data ma się znajdować w nagłówku wydruku, czy nie.

 

Kolejnym krokiem jest ustawienie, w którym decydujemy, czy w nagłówku ma się znajdować logo.

 

Przedostatnim krokiem jest wybranie sposobu wydruku informacji o naliczeniach.

Dodaliśmy dwie nowe opcje konfiguracji wyglądu plików PDF z notami odsetkowymi mieszkańców.

Ustawienia nota odsetkowa

 

By zakończyć i zapisać ustawienia, należy kliknąć przycisk .

Konfiguracja strony głównej

W tej zakładce możemy zmienić wygląd strony głównej naszego osiedla według naszych upodobań.Możemy wprowadzić logo swojego osiedla albo umieścić swoje teksty na stronie głównej.

Ustawiamy osobno widoczność dla użytkowników zalogowanych i dla użytkowników nie zalogowanych.

 

konfiguracja strony głownej

  STANDARDOWA :

Widok standardowej strony

 

STRONA Z ZESTAWIENIEM

Widok strony z zestawienim

Aby edytować stronę klikamy tekst "Edytuj stronę główną" zostaniemy przekierowni do modułu edycji strony. Po wprowadzeniu zmian klikamy przycisk "Zapisz".


test edycji

Konfiguracja stopki strony głównej

W tym module możemy wprowadzić dowloną stopke strony głównej. Wprowadzamy tu naprzykład dane osiedla, dane kontaktowe z administratorem, zarządem wspólnoty lub jakikolwiek inny tekst, który chcemy aby wyświetlał się na stronie głównej naszego osiedla.


 

 

Poniżej widzimy okno,gdzie wyswietla sie treść wprowadzonej stopki.

 

NARZĘDZIA

W tym module możemy dokonać poszczególnych ustawień modyfikacji fukcji związanych z programem wirtualneosiedle. Wprowadzamy tu ustawienia w poszczególnych modułach programu wedle własnych potrzeb.

Widok narzedzi nowy

Komunikacja

System WirtualneOsiedle.pl pozwala na komunikację z mieszkańcami za pomocą dwóch mediów. Jedną z metod komunikacji jest SMS, a drugą E-mail.

Komunikacja E-mail

Używając komunikacji za pomocą E-mail można używać własnej skrzynki pocztowej lub skorzystać ze skrzynki dostarczanej przez WirtualneOsiedle.pl. Należy pamiętać, że w zależności od tego jaką skrzynkę się wybierze na tą skrzynkę będą odpowiadali mieszkańcy. Ustawienie skrzynki za pomocą, której będą wysyłane e-maile można zmienić w Konfiguracja->Email->Ustawienia skrzynki.

Komunikacja SMS

Używając komunikacji za pomocą SMS można ustawić sobie wlasny numer telefonu w polu numeru telefonu "Od".

Uwaga !! Wysyłanie SMS jest płatne dodatkowo. Tak więc jeżeli decydujesz się na powiadomienia SMS mieszkańców musisz się liczyć z dodatkowymi opłatami. Koszt naliczenia zostanie wyświetlony podczas wysyłania sms-ów. Obecnie koszt ten wynosi około 20 gr/sms (1 sms = 160 znaków).

E-mail

Chcąc wysłać wiadomość e-mail do mieszkańców musimy skorzystać z modułu Narzędzia->Wyślij e-mail do mieszkańców.


 

Następnie wybieramy wyślij e-mail do wybranych mieszkańców. Oznaczamy tych do których wiadomość ma trafić, wpisujemy tytuł i treść wiadomości. Na koniec klikamy wyślij.

 


 

W treści wiadomości można używać specjalnych kodów, które potem są zamieniane na odpowiednie wartości, np.: saldo mieszkańca, czy jego naliczenia.

Przykładowa wiadomość może wyglądać następująco:

 

 Do mieszkańca natomiast dojdzie z wypełnionymi wartościami np.: aktualnym saldem.

 Oto lista dostępnych kodów:

    %BILANS% -aktualny bilans mieszkańca
    %CZYNSZ% -miesięczne naliczenie
    %LOGIN% -prywatny login mieszkańca używany w strefie mieszkańca
    %INVIDUAL_ACCOUNT% -inwidualny numer konta
    %EMAIL% -email mieszkańca
    %ZWROTGRZECZNOSCIOWY% -zwrot grzecznościowy
    %IMIE% -imię mieszkańca
    %NAZWISKO% -nazwisko mieszkańca
    %POSTADDRESS% -adres pocztowy mieszkańca
    %PHONENUMBER% -numer telefonu mieszkańca
    %LOCALINDEX% -identyfikator mieszkańca przez lokal
    %USERACCOUNTKEY% -identyfikator do automatycznego rozpoznawania płatności
    %MONTHBILANS2009% -zestawienie za rok 2009 podzielone na miesiące
    %MONTHBILANS2010% -zestawienie za rok 2010 podzielone na miesiące
    %MONTHBILANS2011% -zestawienie za rok 2011 podzielone na miesiące

 

Status E-mail - wszystkie wiadomości e-mail są wysyłane asynchronicznie. Oznacza to, że po kliknięciu wyślij e-mail nie nastąpi automatycznie wysyłanie e-maili tylko zlecenie wysyłania. Takie rozwiązanie ma na celu przyspieszenie pracy przy programie. Wysłanie 100 e-maili może trwać nawet około 5 minut. Tak więc jeżeli klikniemy wyślij wiadomość może zostać wysłana dopiero po paru minutach. Status e-mail - wysłany, czy jeszcze czeka na wysłanie można sprawdzić w statusie e-maili.

 


 

W tej kontrolce można wstrzymać jeszcze nie wysłane e-maile oraz usunąć je z kolejki wysyłania. Jeżeli widzimy jakieś wiadomości w tabelce powyżej oznacza to, że jest jakiś problem z wysyłaniem e-maili. Problem może dotyczyć źle skonfigurowanej skrzynki, źle podanego e-maila u mieszkańca lub przekroczenia limitu wysyłanych wiadomości u pośrednika Państwa poczty.

SMS

Powiadomienie SMS-ów jest dodatkowo płatne około 20 gr/sms. Aby wysłać wiadomość należy użyć opcji: Wyslij SMS i wybrać mieszkańców, do których ma trafić wiadomość.


wyslij sms

Wysyłanie SMS-ów odbywa się synchronicznie oznacza to, że wiadomość zostanie przekazana do operatora komórkowego od razu po kliknięciu wyślij.

Istnieje możliwość podania swoich namiarów w polu nadawcy wiadomości SMS.

Raporty

System pozwala generować raporty oraz  sprawozdanie roczne w formacie Excel. Aby pobrać sprowozdanie na dysk komputera wybieramy rok za który chcemy pobrać wybrane sprawozdanie, następnie klikamy przycisk "Generuj".

Lista sprawozdań, które możemy wygenerowac dzięki systemowi:

  • Raport z kont księgowych
  • Raport z mieszkańców
  • Raport z naliczeń mieszkańców
  • Raport z naliczeń mieszkańców pogrupowanych
  • Podsumowanie osiedla z wybranego roku
  • Podsumowanie osiedla z  wybranego zakresu dat

 

 

 

Poniżej znajduje się obrazek przedstawiający przykładowe sprawozdanie wygenerowane do Excela.


Sprawozdanie okresowe

Dzięki temu modułowi widzimy sprawozdanie za wybrany okres przez użytkownika.


 Po kliknięciu „przelicz” całe sprawozdanie za dany okres pojawia się na dole strony.


 Natomiast po kliknięciu „Generuj Excel” możemy pobrać sprawozdanie na dysk komputera.

Naliczenia i rozliczenia

Ten moduł służy do dodawania i usuwania naliczeń wszystkim lub wybranym mieszkancom osiedla. Przypisywanie poszczególnym mieszkańcom odsetek i dodawanie rozliczeń mieszkańców.

Naliczenia i rozliczenia


Nalicz czynsze

Za pomocą tego modułu możemy naliczyć czynsz mieszkańcom osiedla.

Aby naliczyć czynsz odznaczamy mieszkańców, którym czynsz nie będzie naliczany.

Pozostałym  zaznaczonym czynsz zostanie naliczony.

Następnie ustawiamy wszystkie pola związane z naliczeniem czynszu.

Zazwyczaj rubryka USTAWIENIA NALICZENIA CZYNSZU ustawia się automatycznie, wrazie potzreby należy go edytować.

USTAWIENIA NALICZANIA PROPORCJONALNEGO- ustawiamy jeżeli wybrany mieszkaniec lub wspólnota nie ponosi kosztu za cały miesiąc.

USTAWIENIA WYSYŁKI E-MAIL POWIADAMIAJĄCYCH O NALICZENIU CZYNSZU- ustawienie pozwala na zaznaczenie opcji powiadamiania mieszkańców o naliczonym czynszu

USTAWIENIA NALICZENIA WYBRANEGO TYPU ZALICZEK- ustawienie naliczenia czynszu można powiązać z dodatkowym naliczeniem z różnych tytułów świadczeń podchodzącym pod naliczenie czynszu .

Aby poprawnie naliczyć czynsz klikamy okno "Nalicz czynsz" opłata zostanie naliczona wszystkim lub wybranym mieszkańcom.


Nalicz czynsz

Hurtowe przypisanie naliczenia do okresu

Moduł pozwala nam na przypisane juz wyliczonych naliczeń do okresu księgowego.

Wybieramy zakres dat od- do , typ zaliczki oraz ustawiamy okres księgowy, do którego mają być przypisane naliczenia.

Po kliknięciu przycisku "Przygotuj" poniżej pokaże nam sie tabelka z przypisanymi naliczeniami do okresu.

Jeżeli chcemy zapisać zmiany klikamy przycisk "Zapisz".

 

hurtowe przypisywanie do okresu

Nalicz odsetki

Jak naliczać odsetki  

Przed skorzystaniem z naliczeń odsetek w Narzędziach, najpierw należy określić ich wysokość.

Należy zatem skorzystać z zakładki Konfiguracja-->Słowniki-->Wysokość odstetek.

widok wysokosci odsetek

Tutaj określamy wysokość odsetek oraz okres, w którym obowiązywały konkretne naliczenia.

Istnienie także możliwość symulacji naliczenia dla upewnienia się względem dokładności i poprawności wprowadzonych danych.

Aby skorzystać z tej możliwości należy wejść w zakładkę Mieszkańcy, a tam wybieramy konkretnego mieszkańca nastepnie Naliczanie odsetek. Po wyborze ukaże nam się tabelka, w której należy wybrać okres rozliczenia oraz konto bankowe. Po ustaleniu szczegółów, klikamy PRZELICZ.

Naliczenie odsetek dla mieszkanca

Jeżeli wszystko się zgadza, przechodzimy do Narzędzi i wybieramy Nalicz odsetki. 

Naliczenia i rozliczenia

Następnie naszym oczom pokazuje się poniższa tabelka:

Widok naliczania odsetek

 

Wybieramy datę(rok, miesiąc, dzień)od-do kiedy mają być naliczane odsetki oraz konto bankowe, z którym ma być powiązane naliczenie.

Odsetki naliczane są tylko od ujemnego salda mieszkańca. Jeśli mieszkaniec miał ujemne saldo przez trzy dni,  odsetki będą naliczane tylko przez te trzy dni, w których mieszkaniec miał ujemne saldo. Jeżeli mieszkaniec był cały czas na plusie nie zostaną mu naliczone odsetki.

Mamy również możliwość wygenerować mieszkanców z minimalną wartością odsetek, którą sami ustalimy. Po wypełnieniu klikamy .

Przykładowo:


nalicz odsetki

 

 

Pod tabelką po przeliczeniu znajduje sie księgowanie naliczeń odsetek.

Data księgowania naliczeń odsetek powinna być zawsze mniejsza niż data do.

Tytuł na przykład "Rozliczenie odsetek za pierwszą połowę 2012 rok ".

Wybieramy typ naliczenia odsetek. Jeżeli nie ma potrzebnego nam typu naliczenia typu dodajemy go w konfiguracjach.

KONFIGURACJA---->SŁOWNIKI--->TYPY ZALICZEK---->DODAJ NOWY WPIS

Klikamy nalicz i odsetki będą naliczone.


widok tabelki z wysokoscia odsetek

 

Noty odsetkowe można również naliczyć pojedynczo każdemu mieszkańcowi z osobna.

Każdy mieszkaniec dostaje powiadomienie o naliczeniu odsetek.

Rozlicz zaliczki

Zaliczkę możemy rozliczyć na trzy sposoby:

  • Algorytm mieszkaniec
  • Algorytm lokal
  • Przepisz lokale do naliczeń

Algorytm mieszkaniec wypełniamy wszystkie pola potrzebne do rozliczenia zaliczki.

TYP ZALICZKI- wybieramy dany rozdzaj zaliczki, który chcemy rozliczyć.np. ZIMNA WODA

TYP POMIESZCZENIA - pozostaje bez wyboru, czyli na ,, WSZYSTKIE''. Ewentualnie istnieje mozliwość wyboru jednego typu bądź kilku w zależności od potrzeb.

OKRES ROZLICZENIOWY- należy wybrać okres, z którego będziemy rozliczać dana zaliczkę.

ROZLICZ OD- DO - należy wybrać zakres dat, z których chcemy rozliczyć zaliczkę

ALGORYTM ROZLICZAJĄCY - algorytm według, którego będziemy rozliczać zaliczkę. Podstawowym algorytmem jest proporcjonalne rozliczenie według metrażu.

KWOTA DO KOSZTU- kwota, z której będziemy rozliczać zaliczkę. Jest to koszt poniesiony przez wspólnote.Jeżeli nie jesteśmy pewni kosztów, możemy je sprawdzić na głównej stronie w tabeli podsumowanie w wierszu z dana zaliczką.

Natomiast DANE DO KSIĘGOWANIA to :

TYP ZALICZKI- jest to rozliczenie danej zaliczki , w naszy przypadku ROZLICZENIE ZIMNEJ WODY. Jeśli nie mamy takie zaliczki nalezy dodać ją w KONFIGURACJI----> SŁOWNIKI---->TYP ZALICZKI ---> DODAJ NOWY WPIS---> ROZLICZENIE.............

DATA KSIĘGOWANIA - ostatni dzień okresu rozliczenia danej zaliczki

NAZWA ROZLICZENIA- wedle uznania.


Po wypełnienu wszystkich pól klikamy "przygotowanie rozliczenia".


rozliczenie zaliczek

 


Po wpisaniu interesujących nas danych przygotowujemy sobie roliczenie.

Jeżeli wszystko się zgadza zaksiegowujemy rozliczenie.

Rozlicz zaliczki w powiązaniu z licznikami

Rozliczenie mediów składa sie z czterech etapów.

W pierwszym etapie wybieramy takie dane jak:

  • Typ licznków
  • Ilość wprowadzonych zaliczek,
  • Typ naliczenia jaki będzie użyty przy księgowaniu różnicy
  • Data od - od tej daty będą wyliczane należne zaliczki
  • Data do - do tej daty będą wyliczane należne zaliczki
  • Data ksiegowania - z tą datą będzie wpisane rozliczenie i zostanie obcążone saldo mieszkańca

Po wypełnieniu  wszystkich pól klikamy okno "wybierz daty odczytów" zostaniemy przekierowani do  następnego etapu rozliczania mediów.

rozliczenie mediow

 

W etapie drugim wprowadzamy takie dane jak:

  • Początkowy punkt pomiarowy (podstawowy typ licznika):
    Końcowy punkt pomiarowy (podstawowy typ licznika)
  • Początkowy punkt pomiarowy (drugi typ licznika):
    Końcowy punkt pomiarowy (drugi typ licznika):
  • Wartości do rozliczenia 
    Cena jednostki rozliczeniowej   Nazwa rozliczenia

Po wypełnieniu pól klikamy przycisk "Przygotowanie rozliczenia"

W etapie trzecim dodawania rozliczeń mediów wyświetla sie nam tabelka z informacjami o mieszkańcu oraz informacje o naliczeniu i poprzednich naliczeniach zużyciach. Aby zapisać naliczanie klikamy przycisk znajdujący się pod tabelką "Zapis rozliczenia". 

 

 

Po  zapisanu rozliczenia wszystkie naliczenia zostały zapisane i przypisane do danego mieszkańca. Ostatni czwarty etap pokazuje nam wszystkie naliczone kwoty.

Ustawienie flagi - ignoruj przy liczeniu odsetek

Hurtowe ustawienie flagi ignoruj przy liczeniu odsetek.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wybieramy datę:(rok, miesiąc, dzień) od kiedy do kiedy ma być ignorowane przeliczanie odsetek. Wybieramy typ zaliczki. Gdy wybierzemy "Stan ustawiony" przeliczane odsetek będzie ignorowane.


 

Usuń naliczenia

Aby usunąć rozliczenia wybieramy datę w jakim terminie, od kiedy do kiedy maja zostać usunięte naliczenia mieszkańcom. W wybranym okresie zostaną usunięte wszystkie naliczenia.


Dodaj wpis do naliczeń

Aby dodać kwotę do mieszkańca wchodzimy w zakładkę dodaj wpis do naliczeń.

Kwotę możemy dodać ręcznie pojedyńczo do każdego mieszkańca lub pod tabelką przypisać wszystkim mieszkańcom taką samą kwotę. Następnie wprowadzamy typ opłaty oraz nazwę i datę doliczenia kosztu. Po wprowadzeniu wszystkich zmian klikamy "dodaj".

Naliczenie zostanie przypisane mieszkańcom. 

 

dodaj wpis do naliczen

 

Zamkniecie i otwarcie okresu dla mieszkańca

W tym module mozemy zamknac i otworzyć okres przenosząc automatycznie salda mieszkańców.

zamkniecie i otwarcie mieszkańca

W pierwszej tabeli : BILANS JAKI BĘDZIE PRZENOSZONY

Aby przeliczyć okres rozliczeniowy wybieramy jedną z dwóch opcji:

- dotyczy salda wynikajacego z wybranego okresy rozliczeniowego - wybieramy tu cały rok, który chcemy rozliczyć mieszkańcom

- wynika z salda wyliczonego nie uwzgledniając okresów do dnia- wybieramy, jeżeli nie chcemy rozliczać całego okresu rocznego mieszakńcom

I jeżeli wybierzemy jedną opcje należy PRZELICZYĆ sala mieszkańców,a w poniższej tabeli zatytułowanej,, PRZENOSZONE KWOTY" wyświetla sie salda ,ktore mają zostac przenioesione na następny rok, bądz okres rozliczeniowy.

Jeżeli wszystko się zgadza uzupełniamy dwie kolumny powyżej:

DANE DO KSIEGOWANIA - ZAMYKAMY OKRES

TYP NALICZENIA - to typ zaliczki , którą chcemy przeksięgować na nowy okres np: ADMINISTRACJE I ZARZADZANIE.Robimy tak po kolei ze wszystkimi głównymi zaliczkami, które chcemy przenieść.

TYTUŁ NALICZENIA- będzie to zazwyczaj nazwa przenoszonej zaliczki

DATA NALICZENIA- to ostatni dzień zamykanego okresu

OKRES ROZLICZENIOWY- to wybrany rok , który chcemy rozliczyć.

DANE DO KSIĘGOWANIA - OTWIERAMY OKRES

TYP NALICZENIA- będzie taki sam jak obok w kolumnie

TYTUŁ NALICZENIA- taki sam jak obok w kolumnie

DATA NALICZENIA- bedzie to pierwszy dzień nowego okresu rozliczeniowego

OKRES ROZLICZENIA- będzie to nowy okres, z którego bedziemy rozliczac mieszkańców

 

Po wpisaniu wszystkich danych należy kliknąć ,, ZAKSIEGUJ " a dane zostaną przeniesione.

 

 

Zamknięcie i otwarcie kontrahenta

W tym module możemy zamknąć i otworzyć okres dla kontrahenta

Zamkniecie i otwarcie kontrahenta

W pierwszej tabeli : BILANS JAKI BĘDZIE PRZENOSZONY

Aby przeliczyć okres rozliczeniowy wybieramy jedną z dwóch opcji:

- dotyczy salda wynikajacego z wybranego okresy rozliczeniowego - wybieramy tu cały rok, który chcemy rozliczyć mieszkańcom

- wynika z salda wyliczonego nie uwzgledniając okresów do dnia- wybieramy, jeżeli nie chcemy rozliczać całego okresu rocznego mieszakńcom

I jeżeli wybierzemy jedną opcje należy PRZELICZYĆ sala mieszkańców,a w poniższej tabeli zatytułowanej,, PRZENOSZONE KWOTY" wyświetla sie salda ,ktore mają zostac przenioesione na następny rok, bądz okres rozliczeniowy.

Należy pamiętać o zaznaczeniu powiązania z kontami księgowymi !Wybieramy pojedynczo przy kazdym kontrahencie.

Jeżeli wszystko się zgadza uzupełniamy dwie kolumny powyżej:

DANE DO KSIEGOWANIA - ZAMYKAMY OKRES

TYP NALICZENIA - to typ zaliczki , którą chcemy przeksięgować na nowy okres np: ADMINISTRACJE I ZARZADZANIE.Robimy tak po kolei ze wszystkimi głównymi zaliczkami, które chcemy przenieść.

TYTUŁ NALICZENIA- będzie to zazwyczaj nazwa przenoszonej zaliczki

DATA NALICZENIA- to ostatni dzień zamykanego okresu

OKRES ROZLICZENIOWY- to wybrany rok , który chcemy rozliczyć.

DANE DO KSIĘGOWANIA - OTWIERAMY OKRES

TYP NALICZENIA- będzie taki sam jak obok w kolumnie

TYTUŁ NALICZENIA- taki sam jak obok w kolumnie

DATA NALICZENIA- bedzie to pierwszy dzień nowego okresu rozliczeniowego

OKRES ROZLICZENIA- będzie to nowy okres, z którego bedziemy rozliczac mieszkańców

Zamknięcie i otwarcie zaliczki

W tym module zamykamy i otwieramy okres dla zaliczek.

Postępujemy w podobny sposób jak z mieszkańcami.

zamkniecie i otw zaliczki

W pierwszej tabeli wybieramy:

BILANS JAKI BĘDZIE PRZENOSZONY -

ponownie wybieramy ale tylko z możliwością wyboru roku rozliczeniowego .

Wrazie potrzeby przeliczamy, a ponownie na samym dole w tabeli PRZENOSZONE KWOTY pojawi się nam spis zaliczek wraz z kwotami, które mają zostać przenoszone.

Natomiast w DANYCH DO KSIĘGOWANIA- ZAMYKAMY OKRES wpisujemy:

TYTUŁ NALICZENIA - będzie to BILANS ZAMKNIĘCIA ZALICZKI

OKRES ROZLICZENIOWY- to rok w którym chcemy zamknąc dane zaliczki

DANE DO KSIĘGOWANIA - OTWIERANY OKRES

TYTUŁ NALICZENIA - będzie to BILANS OTWARCIA ZALICZKI

OKRES ROZLICZENIOWY - to rok, w którym chcemy otworzyć zaliczkę

 

Po wpisaniu interesujących nas danych ,, ZAKSIĘGUJEMY'' operacje.

Hurtowa edycja

Grupa funkcji do hurtowej edycji ma na celu wspomóc edycję bardzo podobnych danych. Na przykład modyfikacja kluczy do rozpoznawania płatności zawiera najczęściej identyczny początek.

 

Funkcje, z których możemy skorzystać w hurtowej edycji danych:

  • Wysokość zaliczki
  • Odblokowanie naliczenia odsetek od odsetek
  • Data dokonanych naliczeń
  • Typ dokonanych naliczeń
  • Zwroty grzecznościowe
  • Adres
  • Indywidualnych kont w kartotece mieszkańców
  • Numery kont w kartotece zaliczek
  • Numery kont w kartotece kosztów
  • Numery kont w kartotece kontrahentów
  • Generowanie haseł początkowych mieszkańców
  • Zdalny dostęp mieszkańców 
  • Otrzymywania e-maili
  • Otrzymywania smsów
  • Zdalnego głosowania

 


Nowe Narzedzia

Zdalny dostęp mieszkańców

W tej zakładce hurtowo edytujemy zdalny dostęp mieszkańców do konta mieszkańca.

Mamy tu możliwość włączenia/wyłączenia podglądu informacji dostępnych na koncie.

Widok zdalnego dostepu

Otrzymywanie e-maili

W tej zakładce włączamy lub wyłączamy wysyłkę e-maili dla wybranego mieszkańca.

otrzymywanie e-maili

Otrzymywanie sms-ów

W tej zakładce włączamy i wyłączamy opcje wysyłki sms wybranym mieszkańcom.

otzrymanie smsów

Zdalne głosowanie

W tej zakładce włączamy lub wyłączamy wszystkim lub wybranym mieszkańcom zdalne głosowanie.

zdalne głosowanie

Eksport i import danych

Aby eksportować dane na dysk zaznaczamy pola obok elementu, który chcemy zapisać na dysku. Wybieramy datę od kiedy do kiedy, z jakiego okresu ma zostać wyeksportowany plik. Klikamy „Generuj plik”.

 

 

 

Po kliknięciu Generuj plik pojawiają sie nam na dole dane aktualnie wygenerowanego pliku.

Wszystkie informacje jakie pliki są generowane,okres, z którego generowany jest plik oraz procent realizacji generowania plików.